KSeF in Polen: wat het betekent voor Nederlandse en Belgische bedrijven

KSeF, het Poolse nationale e-factuursysteem, is sinds 2026 verplicht voor binnenlandse B2B-facturen van Poolse btw-plichtigen: sinds 1 februari voor grote bedrijven, sinds 1 april voor de rest. Als Nederlands of Belgisch bedrijf zonder vestiging in Polen hoeft u KSeF niet te gebruiken. Hebt u een Poolse dochter, dan wel. En Poolse leveranciers sturen u voortaan een visualisatie met QR-code.

Wat KSeF is

KSeF (Krajowy System e-Faktur) is een platform van het Poolse ministerie van Financiën en de belastingdienst KAS. Een Poolse belastingplichtige dient elke B2B-factuur als XML-bestand in. Het systeem controleert het bestand, kent een uniek KSeF-nummer toe en slaat het op. De factuur geldt als uitgereikt op de dag waarop ze naar KSeF wordt verzonden en als ontvangen zodra KSeF er een nummer aan toekent; de afnemer haalt haar op uit het platform. De EU stond die verplichting toe met Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/1003.

Dat is een clearancemodel: de belastingdienst ziet de factuur op het moment dat ze ontstaat. Het verschilt dus fundamenteel van België, waar facturen via Peppol rechtstreeks tussen bedrijven reizen. Meer achtergrond in onze uitleg over KSeF.

Wie wanneer onder KSeF valt

Alle data komen uit de officiële vragen en antwoorden over KSeF. Een wetsvoorstel in het Poolse parlement stelde voor de termijn voor microbedrijven naar eind 2027 te verschuiven. De officiële FAQ noemt nog 31 december 2026, dus reken op die datum tot het ministerie iets anders meldt.

Drie situaties voor Nederlandse en Belgische bedrijven

1. U verkoopt aan Poolse bedrijven. Zonder zetel of vaste inrichting in Polen bent u niet verplicht KSeF te gebruiken. Een kassenbouwer in het Westland die aan een tuinder bij Poznań levert, factureert zoals altijd: met verlegde btw, het Poolse btw-nummer van de klant en opname in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Controleer het btw-nummer vooraf met onze btw-nummercheck. Uw klant ontvangt uw factuur buiten KSeF, per e-mail, pdf of Peppol.

2. U koopt bij Poolse leveranciers. U kunt als buitenlandse afnemer meestal niet inloggen in KSeF. De leverancier stuurt u een pdf-visualisatie, die een QR-code moet dragen waarmee u de factuur in KSeF kunt verifiëren. Dat verandert weinig aan uw boekhouding, maar de factuur heeft nu een KSeF-nummer dat bij correcties terugkomt.

3. U hebt een Poolse dochter. Een sp. z o.o. van een Nederlandse of Belgische groep is een Poolse belastingplichtige en valt volledig onder KSeF. Facturen van de dochter aan Poolse klanten bestaan pas als KSeF ze heeft geaccepteerd. Doorbelastingen van de Nederlandse of Belgische moeder aan de dochter blijven buiten KSeF, maar de dochter boekt ze volgens de Poolse verleggingsregels.

Het FA(3)-formaat

Sinds 1 februari 2026 accepteert KSeF facturen in de logische structuur FA(3) van het ministerie. Dat is een Pools nationaal schema, niet de Europese norm EN 16931, al beschrijven ze vergelijkbare gegevens. Een gewone UBL- of Peppol-factuur wordt niet geaccepteerd. Belgische groepen die thuis al Peppol gebruiken, hebben voor hun Poolse dochter dus een tweede formaat nodig.

Het schema is strenger dan een pdf:

• Identificatie. Het Poolse NIP van verkoper en koper moet kloppen. Een afnemer zonder NIP, zoals een bedrijf in Gent, komt met zijn EU-btw-nummer in de daarvoor bestemde velden, niet in vrije tekst.
• Regels. Elke regel bevat hoeveelheid, eenheid, nettoprijs, btw-tarief en bedragen. Afrondingsverschillen kunnen tot weigering leiden.
• Btw-tarieven. Polen kent 23 procent normaal en 8 en 5 procent verlaagd, plus codes voor vrijgestelde en verlegde leveringen.
• Correcties. Een creditnota verwijst naar het KSeF-nummer van de oorspronkelijke factuur.

Toegang en rechten

Voordat software of een boekhouder facturen voor de dochter kan uitreiken, moet het bedrijf hen rechten geven in KSeF. Dat gaat met autorisatietokens, die volgens het ministerie zonder einddatum blijven, en met KSeF-certificaten die sinds 1 februari 2026 bruikbaar zijn en tot twee jaar geldig blijven. Laat een externe boekhouder in Wrocław voor u factureren? Regel de rechten eerst, anders kan er niets worden uitgereikt.

Hoe Kontevia past

Kontevia is in early access. Facturen worden voorbereid voor KSeF in de FA(3)-structuur, met ruimte voor KSeF-nummers en Poolse btw-codes. Elke ontvangen factuur wordt vóór betaling in VIES gecontroleerd. De live uitwisseling met KSeF wordt ingeschakeld naarmate early access vordert. Voor een groep met entiteiten in Nederland, België en Polen houdt het Business-abonnement alle landen in één account. Bekijk de e-facturatiefuncties en de prijzen.

Officiële bronnen

• KSeF-portaal van het Poolse ministerie van Financiën
• Vragen en antwoorden over KSeF 2.0
• Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/1003 (EUR-Lex)
• Pools belastingportaal podatki.gov.pl

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen advies van een belastingadviseur of boekhouder. Gegevens geldig op 11 oktober 2026.

Veelgestelde vragen

Moet ik als Nederlands bedrijf facturen via KSeF sturen naar een Poolse klant?

Nee, als u geen zetel of vaste inrichting in Polen hebt. Buitenlandse bedrijven zonder vestiging in Polen zijn niet verplicht KSeF te gebruiken. U factureert uw Poolse klant zoals nu, met verlegde btw, per e-mail, pdf of Peppol.

Valt mijn Poolse dochteronderneming onder KSeF?

Ja. Een Poolse sp. z o.o. van een Nederlandse of Belgische groep is een Poolse belastingplichtige. Sinds 1 april 2026 reikt die haar binnenlandse B2B-facturen uit via KSeF, tenzij ze nog onder de uitzondering voor microbedrijven valt.

Hoe ontvang ik een factuur van een Poolse leverancier die KSeF gebruikt?

Als buitenlandse afnemer kunt u meestal niet inloggen in KSeF. De leverancier stuurt u de factuur op een afgesproken manier, meestal als pdf-visualisatie met een QR-code waarmee u de factuur in KSeF kunt controleren.

Wanneer gaan de KSeF-boetes in?

Volgens de officiële vragen en antwoorden van het Poolse ministerie van Financiën gelden financiële sancties voor KSeF-fouten vanaf 1 januari 2027.

Onderwerpen:KSeFe-facturatie PolenPoolse dochterondernemingFA(3)factureren aan Poolse klantenclearance

Kontevia bevindt zich in vroege toegang. Het landspecifieke gedrag dat hier wordt beschreven, weerspiegelt de regels van elke lidstaat, en is geen belofte dat elke functie vandaag al beschikbaar is in uw land.