KSeF στην Πολωνία: τι σημαίνει για Έλληνες και Κύπριους εξαγωγείς

Το KSeF, το εθνικό σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης της Πολωνίας, είναι υποχρεωτικό από το 2026 για τους Πολωνούς υποκείμενους στον ΦΠΑ. Μια ελληνική ή κυπριακή εταιρεία χωρίς εγκατάσταση στην Πολωνία δεν εκδίδει στο KSeF, αλλά θα λαμβάνει τιμολόγια από αυτό. Αν έχει πολωνική θυγατρική, η θυγατρική υπάγεται πλήρως.

Τι είναι το KSeF

Το KSeF (Krajowy System e-Faktur) είναι πλατφόρμα του πολωνικού Υπουργείου Οικονομικών και της Εθνικής Φορολογικής Διοίκησης (KAS). Ο Πολωνός υποκείμενος υποβάλλει κάθε B2B τιμολόγιο στο KSeF ως αρχείο XML. Το σύστημα το ελέγχει, του δίνει μοναδικό αριθμό KSeF και το αποθηκεύει. Το τιμολόγιο θεωρείται εκδοθέν την ημέρα αποστολής του στο KSeF και παραληφθέν τη στιγμή που λαμβάνει αριθμό KSeF, ενώ ο αγοραστής το παραλαμβάνει από την πλατφόρμα. Η ΕΕ επέτρεψε την υποχρεωτική εφαρμογή με την Εκτελεστική Απόφαση (ΕΕ) 2022/1003 του Συμβουλίου.

Είναι μοντέλο εκκαθάρισης: η φορολογική διοίκηση βλέπει το τιμολόγιο τη στιγμή που δημιουργείται. Για έναν Έλληνα επιχειρηματία η λογική είναι γνώριμη: θυμίζει τον συνδυασμό ηλεκτρονικής τιμολόγησης και myDATA, με τη διαφορά ότι στην Πολωνία το τιμολόγιο περνά υποχρεωτικά από την κρατική πλατφόρμα. Περισσότερα στο λεξικό για το KSeF.

Ποιους αφορά και από πότε

Οι ημερομηνίες προέρχονται από τις επίσημες ερωτήσεις και απαντήσεις για το KSeF του πολωνικού Υπουργείου Οικονομικών. Ένα νομοσχέδιο προτείνει μετάθεση της προθεσμίας για τις πολύ μικρές επιχειρήσεις στο τέλος του 2027· οι επίσημες απαντήσεις εξακολουθούν να αναφέρουν 31.12.2026.

Τρία σενάρια για μια ελληνική ή κυπριακή επιχείρηση

1. Πουλάτε σε Πολωνούς πελάτες. Μια εταιρεία χωρίς έδρα ή μόνιμη εγκατάσταση στην Πολωνία δεν υποχρεούται να εκδίδει στο KSeF. Η πώληση είναι ενδοκοινοτική παράδοση ή παροχή υπηρεσιών με αντιστροφή της επιβάρυνσης. Στην Ελλάδα οι ενδοκοινοτικές παραδόσεις μένουν εκτός της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης B2B, αλλά τα δεδομένα τους διαβιβάζονται στο myDATA και δηλώνονται στον ανακεφαλαιωτικό πίνακα. Ελέγξτε τον πολωνικό ΑΦΜ (NIP με πρόθεμα PL) με τον έλεγχο ΑΦΜ στο VIES πριν τιμολογήσετε.

2. Αγοράζετε από Πολωνούς προμηθευτές. Ο προμηθευτής εκδίδει το τιμολόγιο στο KSeF και σας το στέλνει με συμφωνημένο τρόπο, συνήθως ως PDF οπτικοποίηση με κωδικό QR για επαλήθευση. Στα βιβλία σας είναι ενδοκοινοτική απόκτηση με αντιστροφή της επιβάρυνσης.

3. Έχετε θυγατρική στην Πολωνία. Μια sp. z o.o. ελληνικού ή κυπριακού ομίλου είναι Πολωνός υποκείμενος και εκδίδει μέσω KSeF όπως κάθε τοπική εταιρεία. Αυτό είναι το σενάριο που απαιτεί πραγματική προετοιμασία.

Η μορφή FA(3)

Από 1.2.2026 το KSeF δέχεται τιμολόγια στη λογική δομή FA(3) που δημοσιεύει το πολωνικό Υπουργείο Οικονομικών. Είναι εθνικό σχήμα, όχι το ευρωπαϊκό EN 16931, στο οποίο βασίζεται η ελληνική ηλεκτρονική τιμολόγηση. Ένα γενικό αρχείο UBL ή Peppol δεν γίνεται δεκτό· το λογισμικό πρέπει να παράγει ειδικά FA(3).

• Αναγνωριστικά. Ο NIP πωλητή και αγοραστή είναι υποχρεωτικός. Ένας αγοραστής χωρίς NIP, για παράδειγμα μια εταιρεία στον Πειραιά, μπαίνει σε ειδικά πεδία με τον ενωσιακό ΑΦΜ του (EL και εννέα ψηφία), όχι σε ελεύθερο κείμενο.
• Γραμμές. Κάθε γραμμή φέρει ποσότητα, μονάδα, καθαρή τιμή, συντελεστή και ποσά ΦΠΑ.
• Συντελεστές. Η Πολωνία εφαρμόζει 23 % κανονικό και 8 % και 5 % μειωμένους, συν κωδικούς για απαλλαγές και αντιστροφή.
• Διορθώσεις. Ένα πιστωτικό αναφέρει τον αριθμό KSeF του αρχικού τιμολογίου.

Πρόσβαση και δικαιώματα

Πριν ένα λογισμικό ή ένας λογιστής εκδώσει τιμολόγια για την πολωνική θυγατρική, η εταιρεία πρέπει να του δώσει δικαιώματα στο KSeF. Η πρόσβαση γίνεται με διακριτικά εξουσιοδότησης χωρίς ημερομηνία λήξης και με πιστοποιητικά KSeF, διαθέσιμα από 1.2.2026 και με ισχύ έως δύο χρόνια. Αν ο λογιστής της θυγατρικής βρίσκεται στη Βαρσοβία και η οικονομική διεύθυνση στην Αθήνα, ρυθμίστε τα δικαιώματα πρώτα· αλλιώς δεν εκδίδεται τίποτα.

Πώς ταιριάζει η Kontevia

Η Kontevia βρίσκεται σε early access. Τα τιμολόγια είναι προετοιμασμένα για το KSeF στη δομή FA(3), με χώρο για αριθμούς KSeF και πολωνικούς κωδικούς ΦΠΑ, και κάθε εισερχόμενο τιμολόγιο ελέγχεται στο VIES πριν πληρώσετε. Η ενεργή ανταλλαγή με το KSeF ενεργοποιείται καθώς προχωρά το early access. Για την ελληνική πλευρά, η Kontevia είναι προετοιμασμένη για myDATA αλλά δεν είναι πιστοποιημένος πάροχος. Δείτε την ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Kontevia και τον οδηγό μας για την ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B στην Ελλάδα.

Επίσημες πηγές

• Πύλη KSeF του πολωνικού Υπουργείου Οικονομικών
• Ερωτήσεις και απαντήσεις για το KSeF 2.0
• Εκτελεστική Απόφαση (ΕΕ) 2022/1003 του Συμβουλίου (EUR-Lex)
• Πολωνική φορολογική πύλη podatki.gov.pl

Γενική ενημέρωση που δεν αντικαθιστά τη συμβουλή λογιστή ή φοροτεχνικού. Τα στοιχεία ισχύουν στις 11 Οκτωβρίου 2026.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει μια ελληνική εταιρεία να εκδίδει τιμολόγια στο KSeF όταν πουλά στην Πολωνία;

Όχι, αν δεν έχει έδρα ή μόνιμη εγκατάσταση στην Πολωνία. Μια αλλοδαπή εταιρεία χωρίς εγκατάσταση δεν υποχρεούται να εκδίδει στο KSeF. Η ενδοκοινοτική πώληση τιμολογείται όπως πάντα από την Ελλάδα και τα δεδομένα της διαβιβάζονται στο myDATA.

Πώς θα λαμβάνω τιμολόγια από Πολωνούς προμηθευτές;

Ο αγοραστής στο εξωτερικό συνήθως δεν έχει πρόσβαση στο KSeF. Ο Πολωνός προμηθευτής σάς στέλνει το τιμολόγιο με συμφωνημένο τρόπο, συνήθως ως PDF οπτικοποίηση με κωδικό QR που επιτρέπει την επαλήθευσή του στο KSeF. Για εσάς παραμένει ενδοκοινοτική απόκτηση με αντιστροφή της επιβάρυνσης.

Από πότε είναι υποχρεωτικό το KSeF για μικρές πολωνικές επιχειρήσεις;

Οι επιχειρήσεις με πωλήσεις 2024 άνω των 200 εκατ. ζλότι ξεκίνησαν την 1η Φεβρουαρίου 2026, όλοι οι υπόλοιποι υποκείμενοι την 1η Απριλίου 2026. Οι πολύ μικρές επιχειρήσεις με τιμολόγια έως 10.000 ζλότι μικτά τον μήνα μπορούν να εκδίδουν εκτός KSeF έως 31 Δεκεμβρίου 2026.

Μια θυγατρική ελληνικού ομίλου στην Πολωνία υπάγεται στο KSeF;

Ναι. Μια πολωνική θυγατρική είναι Πολωνός υποκείμενος στον φόρο και εκδίδει τα εγχώρια B2B τιμολόγιά της μέσω KSeF όπως κάθε τοπική εταιρεία.

Από πότε επιβάλλονται πρόστιμα για το KSeF;

Σύμφωνα με τις επίσημες ερωτήσεις και απαντήσεις του πολωνικού Υπουργείου Οικονομικών, τα πρόστιμα για λάθη στο KSeF εφαρμόζονται από 1η Ιανουαρίου 2027.

Θέματα:KSeFΠολωνίαηλεκτρονική τιμολόγησηFA(3)εξαγωγέςθυγατρική

Η Kontevia βρίσκεται σε πρόωρη πρόσβαση. Η συμπεριφορά ανά χώρα που περιγράφεται εδώ αντικατοπτρίζει τους κανόνες κάθε κράτους και όχι μια υπόσχεση ότι κάθε λειτουργία είναι ήδη διαθέσιμη στη χώρα σας.