KSeF v Poľsku: čo znamená pre slovenské firmy

Slovenská firma, ktorá nemá v Poľsku sídlo ani stálu prevádzkareň, cez poľský systém KSeF fakturovať nemusí. KSeF sa jej však týka nepriamo: poľskí dodávatelia od roku 2026 vystavujú faktúry v KSeF a slovenskému odberateľovi posielajú ich vizualizáciu s QR kódom. Slovenská skupina s poľskou pobočkou alebo dcérou spadá pod KSeF priamo.

Pre firmy z Kysúc, Oravy či Spiša, kde je poľský trh za humnami, je dobré vedieť, kde KSeF končí a čo z neho prichádza na slovenskú stranu.

Čo je KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) je centrálna platforma poľského ministerstva financií a Krajowej Administracji Skarbowej. Poľský platiteľ do nej nahrá každú B2B faktúru ako XML súbor. Systém ju overí, pridelí jej jedinečné číslo KSeF a uloží ju. Faktúra je vystavená dňom odoslania do KSeF a prijatá okamihom pridelenia čísla KSeF; odberateľ si ju stiahne z platformy. Povinnosť umožnilo vykonávacie rozhodnutie Rady (EÚ) 2022/1003.

Ide o model clearance: správca dane vidí faktúru pri jej vzniku. Slovenský model od roku 2027 je iný. Faktúry idú medzi firmami cez Peppol a finančná správa dostane údaje cez poskytovateľa (podrobne v článku povinná e-faktúra od 2027). Viac o poľskom systéme v hesle KSeF.

Kto a odkedy

Všetky dátumy pochádzajú z oficiálnych otázok a odpovedí ku KSeF, ktoré zverejňuje poľské ministerstvo financií.

Tri situácie slovenskej firmy

Poľské ministerstvo výslovne uvádza, že KSeF neslúži na hlásenie nákupov od zahraničných dodávateľov. Slovenská faktúra poľskému odberateľovi teda do KSeF nejde. Poľská firma si ju zaúčtuje mimo systému.

Formát FA(3) a čo z neho uvidíte

Od 1. februára 2026 prijíma KSeF faktúry v logickej štruktúre FA(3). Je to poľská národná schéma, nie európska norma EN 16931, hoci obe opisujú podobné údaje. Bežný súbor Peppol alebo UBL KSeF neprijme.

Pre slovenského odberateľa to má praktické dôsledky:

• IČ DPH patrí do vlastného poľa. Odberateľ bez poľského NIP sa uvádza s IČ DPH (SK). Preto poľskému dodávateľovi pošlite presné údaje a skontrolujte, či je vaše IČ DPH aktívne v systéme VIES, napríklad v nástroji na kontrolu IČ DPH.
• Opravná faktúra odkazuje na číslo KSeF pôvodnej faktúry. Archivujte ho spolu s dokladom.
• QR kód na vizualizácii vedie na overenie faktúry v KSeF. Je to jednoduchá kontrola proti podvrhnutým faktúram s cudzím číslom účtu.

Poľsko uplatňuje základnú sadzbu 23 % a znížené 8 % a 5 %. Na faktúre pre slovenskú firmu však pri oslobodenom dodaní tovaru alebo pri prenesení daňovej povinnosti poľská DPH nebude.

Príklad z praxe: drevárska firma z Čadce

Drevárska s.r.o. z Čadce, platiteľ DPH, nakupuje rezivo od dodávateľa v Katoviciach. Poľská faktúra znie na 9 500 € ako oslobodené dodanie tovaru do iného štátu. Dodávateľ ju vystaví v KSeF, dostane číslo KSeF a čadčianskej firme pošle PDF s QR kódom.

Na slovenskej strane ide o nadobudnutie tovaru z iného členského štátu. Firma z neho priznáva slovenskú DPH 23 %, teda 2 185 €, a pri splnení podmienok si ju v tom istom priznaní odpočíta. Faktúru si overí cez QR kód, číslo KSeF poznačí k dokladu a uloží PDF na desať rokov podľa slovenského zákona.

Tá istá firma predáva hotové výrobky obchodníkovi v Krakove za 6 200 €. Keďže v Poľsku nemá prevádzkareň, faktúru pošle e-mailom mimo KSeF, s poľským NIP odberateľa a odkazom na oslobodenie. Dodanie uvedie v súhrnnom výkaze.

Ako sa do toho hodí Kontevia

Kontevia je v early access. Pre Poľsko pripravuje faktúry v štruktúre FA(3) s miestom pre číslo KSeF a poľské kódy DPH a každú prijatú faktúru overí v systéme VIES pred úhradou. Výmenu s KSeF uvádzame poctivo ako pripravenú na KSeF, živé napojenie sa zapína postupne. Prijaté PDF od poľských dodávateľov spracuje rovnako ako ostatné doklady. Aktuálny rozsah je na stránke e-fakturácia v Kontevii.

Oficiálne zdroje

• Portál KSeF poľského ministerstva financií
• KSeF 2.0: otázky a odpovede
• Vykonávacie rozhodnutie Rady (EÚ) 2022/1003 (EUR-Lex)
• Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH (Slov-Lex)

Článok má všeobecný informatívny charakter a nenahrádza daňového poradcu. Údaje sú platné k 11. októbru 2026.

Často kladené otázky

Musí slovenská firma fakturovať poľským odberateľom cez KSeF?

Nie, ak nemá v Poľsku sídlo ani stálu prevádzkareň, ktorá sa na dodaní podieľa. Podľa otázok a odpovedí poľského ministerstva financií vtedy KSeF používať nemusí, môže však dobrovoľne. Faktúru pošle poľskému odberateľovi dohodnutým spôsobom, napríklad e-mailom.

Ako dostanem faktúru od poľského dodávateľa, ktorý fakturuje cez KSeF?

Odberateľ bez poľského NIP sa do KSeF neprihlási. Poľský dodávateľ vám faktúru pošle dohodnutým spôsobom, zvyčajne ako PDF vizualizáciu s QR kódom, cez ktorý si faktúru overíte v KSeF.

Od kedy je KSeF povinný?

Od 1. februára 2026 pre firmy s predajom za rok 2024 nad 200 miliónov zł vrátane DPH a od 1. apríla 2026 pre ostatných platiteľov DPH. Najmenšie firmy s faktúrami do 10 000 zł mesačne môžu fakturovať mimo KSeF do 31. decembra 2026. Pokuty za chyby v KSeF platia od 1. januára 2027.

Týka sa KSeF slovenskej firmy s pobočkou v Poľsku?

Áno, ak sa poľská prevádzkareň podieľa na dodaní. Poľská dcérska spoločnosť slovenskej skupiny je poľským daňovníkom a spadá pod KSeF ako každá miestna firma.

Témy:KSeFPoľskofaktúra do Poľskae-fakturáciaFA(3)poľský dodávateľ

Kontevia je v ranom prístupe. Správanie špecifické pre jednotlivé krajiny opísané tu odráža pravidlá daného štátu, nejde o prísľub, že každá funkcia je vo vašej krajine už dnes dostupná.