Mora li hrvatska tvrtka izdavati račune kroz KSeF?

Ne, ako u Poljskoj nema sjedište ni stalnu poslovnu jedinicu. Prema službenim pitanjima i odgovorima poljskog Ministarstva financija takva strana tvrtka nije obvezna izdavati račune u KSeF-u, ali ga može koristiti dobrovoljno. Poljska podružnica hrvatske tvrtke poljski je porezni obveznik i obuhvaćena je.

Od kada je KSeF obvezan?

Tvrtke s prodajom u 2024. iznad 200 milijuna PLN (s PDV-om) od 1. veljače 2026., svi ostali obveznici PDV-a od 1. travnja 2026. Mikro tvrtke čiji računi mjesečno ne prelaze 10.000 PLN bruto mogu izdavati račune izvan KSeF-a do 31. prosinca 2026.

Kako ću primiti račun poljskog dobavljača ako nisam u KSeF-u?

Poljski dobavljač račun izdaje u KSeF-u, a kupcu izvan sustava dostavlja ga dogovorenim putem, obično kao PDF vizualizaciju s QR kodom kojim se račun može provjeriti u KSeF-u. Za hrvatsku knjigovodstvenu evidenciju taj račun obrađujete kao i svaki drugi račun dobavljača iz EU.

Kada počinju kazne za KSeF?

Prema službenim pitanjima i odgovorima poljskog Ministarstva financija kazne za pogreške u KSeF-u primjenjuju se od 1. siječnja 2027.

KSeF u Poljskoj: što poljski e-račun znači za hrvatske tvrtke

KSeF, poljski nacionalni sustav e-računa, obvezan je od 2026.: od 1. veljače za tvrtke s prodajom iznad 200 milijuna PLN, od 1. travnja za sve ostale obveznike PDV-a. Hrvatska tvrtka bez sjedišta ili stalne poslovne jedinice u Poljskoj nije obvezna izdavati račune u KSeF-u, ali poljska podružnica jest, a poljski kupci i dobavljači rade isključivo kroz njega.

Što je KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) platforma je poljskog Ministarstva financija i Nacionalne porezne uprave (KAS). Poljski porezni obveznik svaki B2B račun predaje KSeF-u kao XML datoteku. Sustav je provjerava, dodjeljuje jedinstveni broj KSeF i pohranjuje. Račun se smatra izdanim na dan slanja u KSeF, a primljenim u trenutku dodjele broja KSeF; kupac ga preuzima s platforme. EU je Poljskoj dopustila obvezu Provedbenom odlukom Vijeća (EU) 2022/1003.

To je model odobravanja (clearance): porezna uprava vidi račun u trenutku nastanka. Hrvatska Fiskalizacija 2.0 je bliska tom modelu, ali drukčije građena: eRačun putuje između pristupnih točaka posrednika, a Poreznoj upravi paralelno ide samo skup podataka. Više u članku o Fiskalizaciji 2.0 i u pojmovniku pod KSeF.

Tko je obuhvaćen i od kada

📊KSeF po fazama (stanje listopad 2026.)

Skupina	Izdavanje u KSeF-u	Napomena
Prodaja u 2024. iznad 200 mil. PLN s PDV-om	Od 1. veljače 2026.	Primanje kroz KSeF za sve također od 1. veljače 2026.
Svi ostali obveznici PDV-a	Od 1. travnja 2026.	Uključuje male tvrtke i obrtnike
Svi porezni obveznici, računi do 10.000 PLN bruto mjesečno	Do 1. siječnja 2027.	Ako se prag prijeđe, KSeF vrijedi od tog računa nadalje
Kazne za pogreške u KSeF-u	Od 1. siječnja 2027.	Prema pitanjima i odgovorima Ministarstva financija
Računi potrošačima	Dobrovoljno	Nisu obvezni u KSeF-u
Strane tvrtke bez sjedišta i stalne jedinice u Poljskoj	Nije obveza	Mogu ga koristiti dobrovoljno

Svi datumi su iz službenih pitanja i odgovora o KSeF-u poljskog Ministarstva financija. Zakonski prijedlog (tiskanica Sejma 2321) predlagao je pomak roka za mikro tvrtke na kraj 2027., ali službena pitanja i odgovori i dalje navode 31. prosinca 2026.

Tri hrvatske situacije

1. Prodajete poljskim tvrtkama iz Hrvatske. Ostajete izvan KSeF-a. Račun izdajete prema hrvatskim pravilima, uz prijenos porezne obveze, PDV broj kupca provjeren u VIES-u i isporuku u zbirnoj prijavi (ZP). Za inozemne kupce Fiskalizacija 2.0 ne traži eRačun, pa možete poslati PDF ili strukturiranu datoteku po EN 16931. Poljski kupac vaš račun ne vidi u KSeF-u i knjiži ga kao račun stranog dobavljača.

2. Kupujete od poljskih dobavljača. Dobavljač račun izdaje u KSeF-u, a vama ga dostavlja dogovorenim putem, obično kao PDF vizualizaciju s QR kodom za provjeru u KSeF-u. Vaše knjigovodstvo zato prima dva svijeta: domaće eRačune kroz posrednika i inozemne račune e-poštom.

3. Imate poljsku podružnicu. Sp. z o.o. u Varšavi ili Krakovu poljski je porezni obveznik i obuhvaćena je kao svaka domaća tvrtka. Grupa time vodi dva nacionalna sustava: Fiskalizaciju 2.0 u Hrvatskoj i KSeF u Poljskoj.

Format FA(3)

Od 1. veljače 2026. KSeF prima račune u logičkoj strukturi FA(3) koju objavljuje Ministarstvo financija. To je poljska nacionalna shema, ne europska norma EN 16931, iako obje opisuju slične podatke. Generička UBL ili Peppol datoteka, pa ni hrvatski eRačun, nije prihvatljiva; softver mora izraditi upravo FA(3).

Shema je stroža od PDF-a na nekoliko mjesta:

Identifikatori. NIP prodavatelja i kupca mora biti prisutan i valjan. Kupac bez NIP-a, na primjer tvrtka iz Zagreba, upisuje se u posebna polja s PDV brojem iz EU (HR plus OIB), ne u slobodni tekst. Strane PDV brojeve provjerite provjerom PDV broja prije izdavanja.
Stavke. Svaka stavka nosi količinu, jedinicu, neto cijenu, stopu i iznose PDV-a. Razlike u zaokruživanju koje bi čovjek zanemario mogu dovesti do odbijanja.
Stope PDV-a. Poljska primjenjuje opću stopu 23 % i snižene 8 % i 5 %, uz oznake za oslobođene isporuke i prijenos porezne obveze.
Ispravci. Ispravak računa poziva se na broj KSeF izvornog računa.

Pristup i ovlasti

Prije nego softver ili računovođa mogu izdavati račune za podružnicu, tvrtka im mora dodijeliti ovlasti u KSeF-u. Pristup radi s autorizacijskim tokenima, koje je ministarstvo odlučilo zadržati bez roka trajanja, i s certifikatima KSeF, upotrebljivima od 1. veljače 2026. i valjanima do dvije godine. Model ovlasti odvaja izdavanje, pregled i upravljanje po subjektu. Ako poljskoj podružnici račune izdaje računovođa iz Varšave, ovlasti treba posložiti prije prvog računa.

ℹ️

Primjer iz prakse

Proizvođač namještaja iz Osijeka ima prodajnu podružnicu u Varšavi. Podružnica poljskom trgovcu fakturira 12.300 PLN (10.000 PLN neto plus 23 % PDV-a). Od 1. travnja 2026. taj račun postoji tek kad KSeF prihvati datoteku FA(3) i vrati broj KSeF. Kad osječka matica podružnici fakturira robu za 20.000 eura, to je unutarnja isporuka iz Hrvatske: račun izlazi izvan KSeF-a, uz prijenos porezne obveze i ZP u Hrvatskoj, a podružnica ga u Poljskoj knjiži kao stjecanje unutar EU.

📋Kontrolni popis za hrvatsku tvrtku s poljskim poslovanjem

Utvrdite položaj – samo izvoz iz Hrvatske, stalna poslovna jedinica ili podružnica u Poljskoj.
Provjerite softver podružnice – FA(3), ispravci s brojem KSeF, izdavanje offline i QR kodovi na vizualizacijama.
Posložite pristup – token ili certifikat KSeF i ovlasti za softver i računovođu.
Uredite matične podatke – NIP poljskih partnera, PDV brojevi iz EU, adrese.
Planirajte zaprimanje – kako računi iz KSeF-a i hrvatski eRačuni dolaze u isto knjigovodstvo.
Testirajte jednom od početka do kraja – ministarstvo za to nudi testno i demo okruženje.

Kako se uklapa Kontevia

Kontevia je u early accessu. Za Poljsku su računi pripremljeni za KSeF u strukturi FA(3), s mjestom za brojeve KSeF i poljske oznake PDV-a, a svaki primljeni račun provjerava se u VIES-u prije plaćanja. Živa razmjena s KSeF-om uključuje se kako early access napreduje. Za hrvatski dio poslovanja Kontevia izrađuje i čita račune po EN 16931 i pripremljena je za Fiskalizaciju 2.0. Više o e-računima u Konteviji.

Službeni izvori

Opća informacija koja ne zamjenjuje savjet poreznog savjetnika. Podaci vrijede na dan 11. listopada 2026.

Često postavljana pitanja

Mora li hrvatska tvrtka izdavati račune kroz KSeF?: Ne, ako u Poljskoj nema sjedište ni stalnu poslovnu jedinicu. Prema službenim pitanjima i odgovorima poljskog Ministarstva financija takva strana tvrtka nije obvezna izdavati račune u KSeF-u, ali ga može koristiti dobrovoljno. Poljska podružnica hrvatske tvrtke poljski je porezni obveznik i obuhvaćena je.
Od kada je KSeF obvezan?: Tvrtke s prodajom u 2024. iznad 200 milijuna PLN (s PDV-om) od 1. veljače 2026., svi ostali obveznici PDV-a od 1. travnja 2026. Mikro tvrtke čiji računi mjesečno ne prelaze 10.000 PLN bruto mogu izdavati račune izvan KSeF-a do 31. prosinca 2026.
Kako ću primiti račun poljskog dobavljača ako nisam u KSeF-u?: Poljski dobavljač račun izdaje u KSeF-u, a kupcu izvan sustava dostavlja ga dogovorenim putem, obično kao PDF vizualizaciju s QR kodom kojim se račun može provjeriti u KSeF-u. Za hrvatsku knjigovodstvenu evidenciju taj račun obrađujete kao i svaki drugi račun dobavljača iz EU.
Kada počinju kazne za KSeF?: Prema službenim pitanjima i odgovorima poljskog Ministarstva financija kazne za pogreške u KSeF-u primjenjuju se od 1. siječnja 2027.

Teme:KSeFPoljskae-računFA(3)prijenos porezne obvezeizvoz u Poljsku

Kontevia je u fazi ranog pristupa. Ponašanje specifično za pojedinu zemlju opisano ovdje odražava propise te države, a ne obećanje da je svaka značajka danas dostupna u vašoj zemlji.

Knjigovodstvo koje prati propise EU-a

Pošaljite račun putem chata ili e-pošte, a Kontevia ga čita, knjiži prema pravilima vaše zemlje te priprema PDV i izvoz za vašeg knjigovođu. Rani pristup je otvoren.

Pridružite se ranom pristupu Kako funkcionira

Bez instalacije

Svih 27 zemalja EU-a

Otkažite bilo kada