KSeF Lenkijoje: ką e. sąskaitų prievolė reiškia Lietuvos įmonėms

Lenkijos nacionalinė e. sąskaitų sistema KSeF privaloma nuo 2026 m.: nuo vasario 1 d. įmonėms, kurių 2024 m. pardavimai viršijo 200 mln. zlotų, ir nuo balandžio 1 d. visiems kitiems Lenkijos PVM mokėtojams. Lietuvos įmonės, neturinčios nuolatinio padalinio Lenkijoje, tai tiesiogiai neįpareigoja, tačiau jos dukterinė bendrovė Lenkijoje ir Lenkijos tiekėjų sąskaitos jau keliauja per KSeF.

Kas yra KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) yra Lenkijos finansų ministerijos ir Nacionalinės mokesčių administracijos (KAS) platforma. Lenkijos mokesčių mokėtojas kiekvieną B2B sąskaitą pateikia KSeF kaip XML failą. Sistema ją patikrina, suteikia unikalų KSeF numerį ir išsaugo. Sąskaita laikoma išrašyta tą dieną, kai išsiunčiama į KSeF, ir gauta tuo metu, kai KSeF jai suteikia numerį; pirkėjas ją pasiima iš platformos. ES leido Lenkijai tai padaryti privaloma Tarybos įgyvendinimo sprendimu (ES) 2022/1003.

Tai patikros (clearance) modelis: mokesčių administratorius sąskaitą mato jos sukūrimo momentu. Lietuvos modelis kitoks: verslo sąskaitos keliauja tiesiai tarp įmonių, o VMI jų duomenis gauna kas mėnesį per i.SAF. Plačiau e. sąskaita faktūra Lietuvoje ir KSeF žodyne.

Ką ir nuo kada tai liečia

Visos datos paimtos iš oficialių KSeF klausimų ir atsakymų, kuriuos skelbia Lenkijos finansų ministerija. Seime buvo pasiūlyta mikroįmonių terminą nukelti iki 2027 m. pabaigos, tačiau oficialiame DUK vis dar nurodyta 2026 m. gruodžio 31 d.

Trys situacijos Lietuvos įmonei

Parduodate Lenkijos klientui. Užsienio įmonė be buveinės ar nuolatinio padalinio Lenkijoje neprivalo naudoti KSeF. Sąskaitą Varšuvos ar Balstogės klientui siunčiate kaip iki šiol: PDF arba Peppol failu, su atvirkštiniu apmokestinimu B2B tiekimui. Prieš išrašydami patikrinkite kliento PVM mokėtojo kodą PVM kodo patikra. Kai kurie Lenkijos pirkėjai paprašys duomenų, kad galėtų sąskaitą patogiai užregistruoti savo sistemoje, todėl tvarkingi rekvizitai praverčia.

Perkate iš Lenkijos tiekėjo. Tiekėjas sąskaitą išrašo KSeF, o jums atsiunčia vizualizaciją, dažniausiai PDF su QR kodu, kuriuo galima patikrinti, kad sąskaita tikrai yra sistemoje. Jūsų apskaitoje ji registruojama kaip ir kitos ES tiekėjų sąskaitos, o duomenys patenka į i.SAF.

Turite dukterinę bendrovę Lenkijoje. Sp. z o.o. Lenkijoje yra Lenkijos mokesčių mokėtoja ir patenka į KSeF kaip bet kuri vietinė įmonė. Jei jūsų įmonė turi Lenkijoje nuolatinį padalinį, kuris dalyvauja tiekime, situaciją verta aptarti su Lenkijos mokesčių konsultantu.

FA(3) formatas

Nuo 2026 m. vasario 1 d. KSeF priima sąskaitas pagal finansų ministerijos paskelbtą loginę struktūrą FA(3). Tai Lenkijos nacionalinė schema, o ne Europos standartas EN 16931, nors abi aprašo panašius duomenis. Bendras UBL ar Peppol failas nepriimamas; programa turi generuoti būtent FA(3).

Schema griežtesnė nei PDF keliose vietose:

• Identifikatoriai. Pardavėjo ir pirkėjo NIP turi būti nurodyti ir galiojantys. Pirkėjas be NIP, pavyzdžiui, įmonė Kaune, įrašomas į specialius laukus su ES PVM mokėtojo kodu, o ne į laisvą tekstą.
• Eilutės. Kiekvienoje eilutėje yra kiekis, matavimo vienetas, kaina be PVM, PVM tarifas ir sumos. Apvalinimo skirtumai, kurių žmogus nepastebėtų, gali lemti atmetimą.
• PVM tarifai. Lenkijoje taikomas 23 % standartinis ir 8 % bei 5 % lengvatiniai tarifai, taip pat kodai neapmokestinamiems ir atvirkštinio apmokestinimo tiekimams.
• Taisymai. Kreditinė sąskaita nurodo pradinės sąskaitos KSeF numerį, todėl taisymai turi būti daromi iš duomenų, kuriuose tas numeris išsaugotas.

Prieiga ir teisės

Kad programa ar buhalteris galėtų išrašyti sąskaitas, bendrovė KSeF turi suteikti jiems teises. Prieiga veikia su autorizacijos žetonais, kuriuos ministerija nusprendė palikti be galiojimo pabaigos, ir su KSeF sertifikatais, naudojamais nuo 2026 m. vasario 1 d. ir galiojančiais iki dvejų metų. Teisių modelis atskiria išrašymą, peržiūrą ir valdymą kiekvienam subjektui. Jei Lietuvos motininės bendrovės buhalterija tvarko ir dukterinės sąskaitas, teises reikia sutvarkyti iš anksto.

Kaip čia tinka Kontevia

Kontevia yra early access etape. Sąskaitos paruošiamos KSeF pagal FA(3) struktūrą, su vieta KSeF numeriams ir Lenkijos PVM kodams, o kiekviena gauta sąskaita prieš apmokėjimą patikrinama VIES. Tiesioginis ryšys su KSeF bus įjungtas toliau vystant early access. Kontevia leidžia vienoje paskyroje tvarkyti kelias šalis, todėl Lietuvos ir Lenkijos bendrovė gali būti vienoje vietoje, kiekviena su savo PVM taisyklėmis. Plačiau: e. sąskaitos Kontevia.

Oficialūs šaltiniai

• Lenkijos finansų ministerijos KSeF portalas
• KSeF 2.0 klausimai ir atsakymai
• Tarybos įgyvendinimo sprendimas (ES) 2022/1003, EUR-Lex
• Lenkijos mokesčių portalas podatki.gov.pl

Bendro pobūdžio informacija, kuri nepakeičia mokesčių konsultanto ar buhalterio patarimo. Duomenys galioja 2026 m. spalio 11 d.

Dažnai užduodami klausimai

Ar Lietuvos įmonė turi išrašyti sąskaitą Lenkijos klientui per KSeF?

Paprastai ne. Užsienio įmonė, neturinti buveinės ar nuolatinio padalinio Lenkijoje, neprivalo išrašyti sąskaitų KSeF. Sąskaita Lenkijos klientui siunčiama sutartu būdu, pavyzdžiui, PDF formatu ar per Peppol.

Ar KSeF liečia Lietuvos grupės dukterinę bendrovę Lenkijoje?

Taip. Lenkijos dukterinė bendrovė yra Lenkijos mokesčių mokėtoja ir patenka į prievolę kaip bet kuri vietinė įmonė. Nuo 2026 m. balandžio 1 d. jos vidaus B2B sąskaita laikoma išrašyta tik tada, kai KSeF priima FA(3) failą.

Kaip gausiu sąskaitą iš Lenkijos tiekėjo, jei nenaudoju KSeF?

Lenkijos tiekėjas išrašo sąskaitą KSeF ir perduoda jums jos vizualizaciją sutartu būdu, dažniausiai PDF. Vizualizacijoje turėtų būti QR kodas, kuriuo sąskaitą galima patikrinti KSeF.

Kada KSeF taps privaloma mažoms Lenkijos įmonėms?

Įmonės, kurių 2024 m. pardavimai viršijo 200 mln. zlotų su PVM, pradėjo 2026 m. vasario 1 d., visi kiti PVM mokėtojai 2026 m. balandžio 1 d. Mikroįmonės, kurių sąskaitų suma neviršija 10 000 zlotų per mėnesį su PVM, gali išrašyti sąskaitas ne per KSeF iki 2026 m. gruodžio 31 d.

Nuo kada taikomos KSeF baudos?

Pagal oficialius Lenkijos finansų ministerijos KSeF klausimus ir atsakymus finansinės sankcijos už KSeF klaidas taikomos nuo 2027 m. sausio 1 d.

Temos:KSeFLenkijae. sąskaita faktūraFA(3)PVMtarpvalstybinė prekyba

Kontevia yra ankstyvosios prieigos etape. Čia aprašytos konkrečios šalies taisyklės atspindi kiekvienos valstybės reikalavimus, o ne pažadą, kad visos funkcijos jau veikia jūsų šalyje.