KSeF в Полша: какво означава за българските фирми през 2026 г.

KSeF, полската Национална система за е-фактури, е задължителна от 2026 г.: от 1 февруари за фирмите с продажби над 200 млн. злоти за 2024 г. и от 1 април за всички останали платци на ДДС. Българска фирма без обект в Полша не е задължена да я използва, но полските ѝ доставчици и евентуалното ѝ дъщерно дружество там вече работят само през KSeF.

Какво е KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) е платформа на полското Министерство на финансите и Националната данъчна администрация (KAS). Полското данъчно задължено лице подава всяка B2B фактура в KSeF като XML файл. Системата я проверява, дава ѝ уникален номер в KSeF и я съхранява. Фактурата се счита за издадена в деня на изпращането ѝ в KSeF и за получена в момента на присвояване на номер KSeF, а купувачът я изтегля от платформата. ЕС разреши задължението с Решение за изпълнение (ЕС) 2022/1003 на Съвета.

Това е модел с централно потвърждаване (clearance): данъчната администрация вижда фактурата в момента на създаването ѝ. Подобен модел предвижда и българският проект за задължително е-фактуриране чрез НИССЕФ от 2028 г., описан в статията Електронна фактура в България. Основното е обяснено и в речника за KSeF.

Кой е задължен и от кога

Датите са от официалните въпроси и отговори за KSeF на полското Министерство на финансите. Законопроект в Сейма (печат 2321) предлагаше срокът за микрофирмите да се премести в края на 2027 г.; официалните отговори още показват 31 декември 2026 г.

Три ситуации за българска фирма

1. Продавате на полски клиенти от България. Българска транспортна фирма от Русе, която вози за полски клиент, или софтуерна фирма от София с клиенти във Варшава, не е задължена да ползва KSeF. Тя издава фактурата по ЗДДС, в евро, с обратно начисляване при услуги и с ДДС номера на клиента. Полският клиент я въвежда в отчетността си извън KSeF. Някои полски купувачи все пак ще питат за структуриран файл, защото така обработката им е по-лесна.

2. Купувате от полски доставчици. Полският доставчик вече издава фактурата в KSeF. Вие обикновено нямате достъп до системата, затова получавате PDF визуализация с QR код, по който фактурата може да се провери. За вас това е входяща фактура от ЕС: при стоки вътреобщностно придобиване, при услуги обратно начисляване по ЗДДС.

3. Имате дъщерно дружество в Полша. То е полски данъчно задължено лице и е изцяло в KSeF. Фактурите, които българската майка издава на полското дружество, остават извън KSeF, но полското дружество ги осчетоводява по полските правила за обратно начисляване.

Форматът FA(3)

От 1 февруари 2026 г. KSeF приема фактури по логическата структура FA(3) на полското министерство. Това е национална схема, а не европейският стандарт EN 16931, макар двете да описват сходни данни. Общ UBL или Peppol файл не се приема.

• Идентификатори. NIP на продавача и купувача трябва да са валидни. Купувач без NIP, например българска фирма, се вписва в отделни полета с ДДС номера си от ЕС (BG плюс 9 цифри), а не в свободен текст. Затова полските доставчици ще ви питат за точния ДДС номер; проверете го сами с проверката на ДДС номер.
• Редове. Всеки ред носи количество, мярка, единична цена, ставка и суми. Разлики от закръгляне могат да доведат до отхвърляне.
• Ставки. Полша прилага 23 % основна ставка и 8 % и 5 % намалени, плюс кодове за освободени доставки и обратно начисляване.
• Корекции. Кредитното известие препраща към номера в KSeF на оригиналната фактура.

Достъп и права

Преди софтуер или счетоводител да издава фактури от името на полско дружество, то трябва да им даде права в KSeF. Достъпът става с токени за авторизация, които министерството реши да запази без краен срок, и със сертификати за KSeF, използваеми от 1 февруари 2026 г. и валидни до две години. За българска група с полско дъщерно дружество това означава: уредете правата на полския счетоводител рано, иначе фактура не може да бъде издадена.

Как се вписва Kontevia

Kontevia е в early access. Фактурите са подготвени за KSeF в структурата FA(3), с място за номерата в KSeF и полските кодове за ДДС, а всяка входяща фактура се проверява във VIES преди плащане. Живата връзка с KSeF се включва с напредването на early access. За българската фирма Kontevia обработва и полските PDF визуализации като обикновени входящи документи и изчислява ДДС по българските правила. Вижте електронното фактуриране в Kontevia.

Официални източници

• Портал KSeF на полското Министерство на финансите
• KSeF 2.0: въпроси и отговори
• Решение за изпълнение (ЕС) 2022/1003 на Съвета в EUR-Lex
• Европейска комисия: eInvoicing in Poland

Обща информация, която не замества съвет от счетоводител или данъчен консултант. Данните са актуални към 11 октомври 2026 г.

Често задавани въпроси

Трябва ли българска фирма да издава фактури в KSeF?

Не, ако няма седалище или постоянен обект в Полша. Българска фирма, която продава на полски клиенти от България, продължава да издава фактурите си по българските правила. Полско дъщерно дружество на българска група обаче е полски данъчно задължено лице и е обхванато от KSeF.

От кога KSeF е задължителен за малките фирми в Полша?

Фирмите с продажби над 200 млн. злоти за 2024 г. започнаха на 1 февруари 2026 г., всички останали платци на ДДС на 1 април 2026 г. Микрофирмите с фактури до 10 000 злоти брутно месечно могат да издават извън KSeF до 31 декември 2026 г.

Как ще получа фактура от полски доставчик след въвеждането на KSeF?

Полският доставчик издава фактурата в KSeF, а на чуждестранния купувач я доставя по договорен начин, обикновено като PDF визуализация. Визуализацията трябва да съдържа QR код, с който фактурата може да се провери в KSeF.

От кога има санкции за грешки в KSeF?

Според официалните въпроси и отговори на полското Министерство на финансите финансовите санкции за грешки в KSeF се прилагат от 1 януари 2027 г.

Теми:KSeFПолшаелектронна фактураFA(3)ДДСдъщерно дружество

Kontevia е в ранен достъп. Описаните тук особености за отделните държави отразяват правилата на съответната държава, а не обещание, че всяка функция е активна във вашата държава още днес.