KSeF in Polen: Was deutsche Unternehmen wissen müssen

KSeF ist das staatliche E-Rechnungssystem Polens und seit 2026 Pflicht für inländische B2B-Rechnungen polnischer Unternehmen. Ein deutsches Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen muss KSeF nicht nutzen, auch nicht mit polnischer USt-Registrierung. Eine polnische Tochtergesellschaft dagegen schon. Und wer von polnischen Lieferanten kauft, erhält Rechnungen mit QR-Code.

Was KSeF ist

KSeF (Krajowy System e-Faktur) wird vom polnischen Finanzministerium und der Finanzverwaltung KAS betrieben. Ein polnischer Steuerpflichtiger übermittelt jede B2B-Rechnung als XML-Datei an KSeF. Das System prüft sie, vergibt eine eindeutige KSeF-Nummer und speichert sie. Als ausgestellt gilt die Rechnung am Tag der Übermittlung an KSeF, als empfangen mit der Vergabe der KSeF-Nummer. Die EU hat Polen dieses Verfahren mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2022/1003 erlaubt.

Das ist ein Clearance-Modell: Die Steuerverwaltung sieht die Rechnung im Moment ihrer Entstehung. Deutschland geht einen anderen Weg. Hier gehen E-Rechnungen ab 2027 und 2028 direkt vom Lieferanten zum Kunden, ohne zentrale Plattform, wie im Artikel E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028 beschrieben.

Der Zeitplan in Polen

Alle Daten stammen aus den offiziellen Fragen und Antworten zu KSeF des polnischen Finanzministeriums.

Drei Situationen für deutsche Unternehmen

1. Sie liefern aus Deutschland an polnische Firmenkunden. Keine KSeF-Pflicht. Sie schreiben eine Rechnung nach deutschem Recht, meist über eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Kunden. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze im Inland, für diese Rechnung ist also auch nach 2028 ein PDF zulässig. Ihr polnischer Kunde verbucht sie als innergemeinschaftlichen Erwerb, außerhalb von KSeF.

2. Sie sind in Polen umsatzsteuerlich registriert, ohne Niederlassung. Das betrifft etwa Onlinehändler mit Ware in einem polnischen Lager. Auch hier besteht laut Finanzministerium keine KSeF-Pflicht, solange weder Sitz noch feste Niederlassung in Polen besteht. Freiwillig dürfen Sie KSeF nutzen. Ob ein Lager steuerlich eine feste Niederlassung begründet, ist eine Einzelfallfrage für Ihre Steuerberatung.

3. Sie haben eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung in Polen. Eine polnische sp. z o.o. ist voll erfasst. Eine feste Niederlassung eines deutschen Unternehmens löst die Pflicht für die Umsätze aus, an denen sie beteiligt ist.

Rechnungseingang aus Polen: der QR-Code

Ein deutscher Kunde kann sich ohne polnische NIP nicht in KSeF anmelden. Der polnische Lieferant stellt die Rechnung deshalb in KSeF aus und schickt sie auf vereinbartem Weg, meist als PDF. Darauf steht ein QR-Code mit der KSeF-Nummer, über den Sie prüfen können, ob die Rechnung im System existiert. Für Ihre Buchhaltung ist das eine ganz normale Eingangsrechnung aus dem EU-Ausland: Bei Waren buchen Sie einen innergemeinschaftlichen Erwerb, bei Dienstleistungen in der Regel Reverse Charge nach § 13b UStG.

Das Format FA(3)

KSeF nimmt seit dem 1. Februar 2026 Rechnungen in der Struktur FA(3) an. Das ist ein polnisches Schema, nicht die europäische Norm EN 16931. Eine XRechnung oder Peppol-Datei akzeptiert KSeF nicht. Für eine polnische Tochter heißt das: Die Rechnungssoftware muss FA(3) erzeugen, mit gültiger NIP des Verkäufers, korrekten Steuersätzen pro Position (23 Prozent Regelsatz, 8 und 5 Prozent ermäßigt) und Korrekturrechnungen, die auf die KSeF-Nummer des Originals verweisen.

Bevor Software oder ein Buchhaltungsbüro für die Tochter Rechnungen ausstellen kann, muss das Unternehmen in KSeF Berechtigungen vergeben, per Token oder KSeF-Zertifikat. Ohne diese Rechte geht keine Rechnung raus.

Beispiel: Möbelhersteller aus Görlitz

Ein Möbelhersteller in Görlitz hat eine Vertriebstochter in Breslau. Die Tochter verkauft an einen polnischen Händler Möbel für 10.000 Złoty netto plus 23 Prozent Umsatzsteuer, also 12.300 Złoty. Seit dem 1. April 2026 existiert diese Rechnung erst, wenn KSeF die FA(3)-Datei annimmt und eine KSeF-Nummer vergibt.

Die monatliche Weiterbelastung der Muttergesellschaft an die Tochter, etwa für Verwaltung, ist dagegen die Rechnung eines ausländischen Lieferanten. Sie bleibt außerhalb von KSeF. Die Tochter bucht sie nach polnischen Reverse-Charge-Regeln, die Mutter stellt sie aus Deutschland aus. Liefert die Mutter direkt aus Görlitz an einen Kunden in Posen, gilt Situation 1: deutsche Rechnung, kein KSeF.

Wie Kontevia hilft

Kontevia ist im Early Access. Für Unternehmen in Polen sind Rechnungen für KSeF in der Struktur FA(3) vorbereitet, mit Platz für KSeF-Nummern und polnische Steuercodes; der Live-Austausch mit KSeF wird im Laufe des Early Access freigeschaltet. Im Tarif Professional verwalten Sie bis zu drei Länder in einem Konto, also etwa die deutsche Mutter und die polnische Tochter mit jeweils eigenen Steuerregeln. Eingehende Rechnungen, auch aus Polen, werden ausgelesen und ihre USt-IdNr. in VIES geprüft. Mehr unter E-Rechnung mit Kontevia und im Glossar unter KSeF.

Offizielle Quellen

• KSeF-Portal des polnischen Finanzministeriums
• KSeF 2.0: Fragen und Antworten
• Durchführungsbeschluss (EU) 2022/1003 (EUR-Lex)
• § 13b UStG: Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Alle Angaben entsprechen dem Stand vom 11. Oktober 2026.

Häufig gestellte Fragen

Muss ein deutsches Unternehmen Rechnungen an polnische Kunden über KSeF schicken?

Nein, wenn es in Polen weder Sitz noch feste Niederlassung hat. Das gilt laut polnischem Finanzministerium auch dann, wenn das Unternehmen in Polen für die Umsatzsteuer registriert ist. Die freiwillige Nutzung ist möglich.

Gilt KSeF für eine polnische Tochtergesellschaft?

Ja. Eine polnische GmbH (sp. z o.o.) ist ein polnischer Steuerpflichtiger und stellt ihre inländischen B2B-Rechnungen seit dem 1. April 2026 über KSeF aus, bei mehr als 200 Millionen Złoty Umsatz bereits seit dem 1. Februar 2026.

Was ist mit einer Niederlassung in Polen?

Eine feste Niederlassung in Polen löst die KSeF-Pflicht nur für Umsätze aus, an denen sie beteiligt ist. Ist sie an einer Lieferung nicht beteiligt, besteht für diese Rechnung keine Pflicht.

Wie bekomme ich als deutscher Kunde eine KSeF-Rechnung?

Der polnische Lieferant stellt die Rechnung in KSeF aus und schickt sie Ihnen auf vereinbartem Weg, meist als PDF. Darauf steht ein QR-Code mit der KSeF-Nummer, über den Sie die Rechnung prüfen können. Ohne polnische NIP können Sie sich in KSeF nicht anmelden.

Ab wann drohen in Polen Strafen für KSeF-Fehler?

Laut den offiziellen Fragen und Antworten des polnischen Finanzministeriums ab dem 1. Januar 2027.

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Kontevia befindet sich im Early Access. Die hier beschriebenen länderspezifischen Regelungen spiegeln die Vorschriften des jeweiligen Staates wider, sind aber kein Versprechen, dass jede Funktion in Ihrem Land bereits verfügbar ist.