KSeF Polijā: ko tas nozīmē Latvijas uzņēmumiem ar Polijas klientiem

KSeF, Polijas Nacionālā e-rēķinu sistēma, ir obligāta kopš 2026. gada: no 1. februāra uzņēmumiem ar 2024. gada pārdošanu virs 200 miljoniem zlotu, no 1. aprīļa visiem pārējiem PVN maksātājiem. Latvijas uzņēmumam bez iestādes Polijā KSeF nav pienākums, bet Polijas meitasuzņēmumam ir, un rēķini no Polijas piegādātājiem tagad nāk no KSeF.

Kas ir KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ir platforma, ko uztur Polijas Finanšu ministrija un Nacionālā ieņēmumu administrācija (KAS). Polijas nodokļu maksātājs katru B2B rēķinu iesniedz KSeF kā XML datni. Sistēma to pārbauda, piešķir unikālu KSeF numuru un glabā. Rēķins skaitās izrakstīts dienā, kad tas nosūtīts uz KSeF, un saņemts brīdī, kad KSeF tam piešķir numuru; pircējs to saņem no platformas. ES Polijai to ļāva padarīt obligātu ar Padomes Īstenošanas lēmumu (ES) 2022/1003.

Tas ir klīringa modelis: nodokļu administrācija redz rēķinu tā izveides brīdī. Latvija izvēlējās citu ceļu. No 2028. gada e-rēķins Latvijā ceļo tieši pie pircēja Peppol BIS formātā, un VID datus saņem piecu darbdienu laikā pēc nosūtīšanas. Fons atrodams KSeF skaidrojumā vārdnīcā.

Kam un no kura datuma

Visi datumi ir no oficiālajiem KSeF jautājumiem un atbildēm, ko publicē Polijas Finanšu ministrija. Parlamenta likumprojekts (Sejm druk 2321) piedāvāja mikrouzņēmumu termiņu pārcelt uz 2027. gada beigām; oficiālie jautājumi un atbildes joprojām rāda 2026. gada 31. decembri.

Trīs situācijas Latvijas uzņēmumam

Jūs pārdodat Polijas klientam no Latvijas. Bez juridiskās adreses vai pastāvīgās iestādes Polijā jums KSeF nav jālieto. Rēķins Polijas uzņēmumam ir ES iekšējā piegāde vai pakalpojums ar apgriezto maksāšanu, un to piegādājat kā līdz šim. Polijas pircējs to iegrāmato ārpus KSeF. Pirms rēķina pārbaudiet pircēja NIP ar PL prefiksu ar PVN numura pārbaudi.

Jums ir sp. z o.o. Polijā. Meitasuzņēmums ir Polijas nodokļu maksātājs un KSeF pakļauts tāpat kā jebkurš vietējais uzņēmums. Katrs tā iekšzemes B2B rēķins pastāv tikai pēc tam, kad KSeF pieņem FA(3) datni.

Jūs pērkat no Polijas piegādātāja. Jūs nevarat pieteikties KSeF, tāpēc piegādātājs rēķinu piegādā saskaņotā veidā, parasti kā PDF vizualizāciju ar QR kodu, kas ļauj rēķinu pārbaudīt KSeF. Jūsu grāmatvedībai tas ir parasts ārējs attaisnojuma dokuments.

FA(3) formāts

Kopš 2026. gada 1. februāra KSeF pieņem rēķinus Finanšu ministrijas publicētajā loģiskajā struktūrā FA(3). Tā ir Polijas nacionālā shēma, nevis Eiropas standarts EN 16931, lai gan abas apraksta līdzīgus datus. Parasts UBL vai Peppol fails, kādu izmanto Latvijā, KSeF netiek pieņemts; programmai jāveido tieši FA(3).

Shēma vairākās vietās ir stingrāka par PDF:

• Identifikatori. Pārdevēja un pircēja NIP jābūt klāt un derīgam. Pircējs bez NIP, piemēram, uzņēmums Rīgā, tiek norādīts atsevišķos laukos ar ES PVN numuru, nevis brīvā tekstā.
• Rindas. Katrā rindā ir daudzums, mērvienība, cena bez PVN, likme un summas. Noapaļošanas atšķirības, ko cilvēks ignorētu, var izraisīt noraidījumu.
• PVN likmes. Polijā pamatlikme ir 23 %, samazinātās 8 % un 5 %, plus kodi atbrīvotiem un apgrieztās maksāšanas darījumiem.
• Labojumi. Korektīvais rēķins atsaucas uz sākotnējā KSeF numuru.

Autentifikācija un tiesības

Lai programma vai grāmatvedis varētu izrakstīt rēķinus meitasuzņēmuma vārdā, uzņēmumam tiem KSeF jāpiešķir tiesības. Piekļuve darbojas ar autorizācijas tokeniem, ko ministrija nolēma saglabāt bez beigu termiņa, un ar KSeF sertifikātiem, kas lietojami kopš 2026. gada 1. februāra un derīgi līdz diviem gadiem. Tiesību modelis atdala izrakstīšanu, skatīšanu un pārvaldību. Ja rēķinus izraksta ārpakalpojuma grāmatvedis Varšavā, vispirms nokārtojiet tiesības.

PVN reģistrācijas slieksnis ir atsevišķs jautājums

Kopš 2026. gada 1. janvāra Polijas PVN reģistrācijas slieksnis ir 240 000 zlotu gadā. Būt zem tā pats par sevi neizslēdz no KSeF: mikrouzņēmumu atvieglojums ir saistīts ar rēķinu vērtību mēnesī, nevis ar PVN statusu. Latvijā slieksnis ir 50 000 € kalendārajā gadā, un e-rēķina pienākums no 2028. gada attiecas uz visiem uzņēmumiem neatkarīgi no PVN statusa.

Kur šeit iederas Kontevia

Kontevia ir early access posmā. Rēķini Polijai tiek sagatavoti KSeF FA(3) struktūrā ar vietu KSeF numuriem un Polijas PVN kodiem, un katrs ienākošais rēķins pirms apmaksas tiek pārbaudīts VIES. Kontevia ir sagatavota KSeF, bet tiešā apmaiņa ar KSeF tiek ieslēgta pakāpeniski early access gaitā. Latvijas rēķiniem tā pati sistēma izraksta Peppol BIS Billing 3.0. Pašreizējais apjoms: e-rēķini Kontevia. Kā ES pārrobežu rēķini mainīsies pēc 2030. gada, skatīt rakstā ViDA: PVN digitālajā laikmetā.

Oficiālie avoti

• KSeF portāls, Polijas Finanšu ministrija
• KSeF 2.0 jautājumi un atbildes
• Padomes Īstenošanas lēmums (ES) 2022/1003 (EUR-Lex)
• Polijas nodokļu portāls podatki.gov.pl

Vispārīga informācija, kas neaizstāj nodokļu konsultanta vai grāmatveža padomu. Dati uz 2026. gada 11. oktobri.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai Latvijas uzņēmumam, kas pārdod Polijas klientiem, jāizraksta rēķini KSeF?

Nē, ja tam nav juridiskās adreses vai pastāvīgās iestādes Polijā. Ārvalstu uzņēmums bez šādas iestādes KSeF lietot nav spiests, pat ja tas ir reģistrēts Polijas PVN. Polijas meitasuzņēmums ir Polijas nodokļu maksātājs un ir pakļauts KSeF.

Kad KSeF kļuva obligāts mazajiem uzņēmumiem Polijā?

Uzņēmumi ar 2024. gada pārdošanu virs 200 miljoniem zlotu (ar PVN) sāka 2026. gada 1. februārī, visi pārējie PVN maksātāji 2026. gada 1. aprīlī. Mikrouzņēmumi, kuru rēķini mēnesī nepārsniedz 10 000 zlotu bruto, drīkst izrakstīt rēķinus ārpus KSeF līdz 2026. gada 31. decembrim.

Kā es saņemšu rēķinu no Polijas piegādātāja, ja neesmu KSeF?

Piegādātājs rēķinu piegādā saskaņotā veidā, parasti kā PDF vizualizāciju. Tajā jābūt QR kodam, ar kuru var pārbaudīt rēķinu KSeF. Juridiski derīgais dokuments ir Polijas pusē FA(3) datne ar KSeF numuru.

Kad sākas KSeF sodi?

Saskaņā ar Polijas Finanšu ministrijas oficiālajiem KSeF jautājumiem un atbildēm finanšu sodi par KSeF kļūdām piemērojami no 2027. gada 1. janvāra.

Tēmas:KSeFPolijae-rēķinsFA(3)PVNeksports uz Polijustrukturēts rēķins

Kontevia ir agrīnās pieejas posmā. Šeit aprakstītā valstu specifiskā uzvedība atspoguļo katras valsts noteikumus, nevis solījumu, ka visas funkcijas jūsu valstī jau darbojas.