KSeF na Poljskem: kaj pomeni za slovenska podjetja

KSeF, poljski Nacionalni sistem e-računov, je obvezen od leta 2026: od 1. februarja za podjetja s prodajo v letu 2024 nad 200 milijonov PLN in od 1. aprila za vse druge zavezance za DDV. Slovensko podjetje brez sedeža na Poljskem ni zavezano, njegova poljska hčerinska družba pa je. Slovenski kupci poljskih dobaviteljev prejemajo vizualizacije s kodo QR.

Kaj je KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) je platforma poljskega ministrstva za finance in davčne uprave KAS. Poljski zavezanec vsak račun med podjetji pošlje v KSeF kot datoteko XML. Sistem jo preveri, dodeli enolično številko KSeF in jo shrani. Račun velja za izdanega na dan pošiljanja v KSeF in za prejetega, ko mu KSeF dodeli številko; kupec ga prevzame s platforme. EU je Poljski obvezno uporabo dovolila s Sklepom Sveta (EU) 2022/1003.

To je model potrjevanja (clearance): davčna uprava vidi račun ob nastanku, ne šele mesece pozneje v obračunu DDV. Ozadje je v slovarju pod KSeF.

Več o slovenski ureditvi v članku E-račun v Sloveniji od 2028.

Kdo je zavezan in od kdaj

Vsi datumi so iz uradnih vprašanj in odgovorov o KSeF ministrstva za finance. Predlog zakona v sejmu (tisk 2321) je predlagal premik roka za mikro podjetja na konec leta 2027; uradni odgovori še vedno navajajo 31. december 2026, zato načrtujte s tem datumom.

Format FA(3)

Od 1. februarja 2026 KSeF sprejema račune v logični strukturi FA(3), ki jo objavlja ministrstvo. Gre za poljsko nacionalno shemo, ne za evropski standard EN 16931, čeprav oba opisujeta podobne podatke. Splošna datoteka UBL ali Peppol ni sprejeta, program mora izdelati prav FA(3). Datoteka eSLOG 2.0, ki bo v Sloveniji standard od 2028, za KSeF ni uporabna.

Shema je na več mestih strožja od PDF-ja:

• Identifikatorji. Številki NIP prodajalca in kupca morata biti navedeni in veljavni. Kupec brez NIP, na primer slovenski d.o.o., gre v posebna polja z ID za DDV iz EU (na primer SI12345678), ne v prosto besedilo. Tuje ID za DDV pred izdajo preverite z orodjem za preverjanje ID za DDV.
• Postavke. Vsaka vrstica ima količino, enoto, ceno brez DDV, stopnjo in zneske. Razlike pri zaokroževanju lahko povzročijo zavrnitev.
• Stopnje DDV. Poljska ima splošno stopnjo 23 % in nižji 8 % in 5 %, poleg tega oznake za oproščene dobave in obrnjeno davčno obveznost.
• Popravki. Popravek se sklicuje na številko KSeF izvirnika.

Pooblastila

Preden program ali računovodja izdaja račune v imenu poljske družbe, ji mora družba v KSeF dodeliti pravice. Dostop poteka z avtorizacijskimi žetoni, ki jih je ministrstvo ohranilo brez roka veljavnosti, in s certifikati KSeF, uporabnimi od 1. februarja 2026 in veljavnimi do dveh let. Model pravic loči izdajanje, pregledovanje in upravljanje. Če za vašo družbo v Varšavi račune izdaja zunanji računovodja, najprej uredite pravice, sicer ni mogoče izdati ničesar. Vodstvo iz Slovenije naj računa s tem, da poljska digitalna identiteta za direktorja nerezidenta zahteva čas.

Kupci izven KSeF

Kupec v tujini se v KSeF navadno ne more prijaviti. Prodajalec zato račun dostavi na dogovorjen način, običajno kot PDF vizualizacijo s kodo QR, s katero je mogoče račun preveriti v KSeF. Za slovensko podjetje, ki kupuje na Poljskem, to pomeni, da poljski dobavitelji pošiljajo PDF s kodo QR, ki ga knjižite kot doslej. Po letu 2028 bo slovensko podjetje torej imelo dve vrsti vhodnih računov: domače e-račune po ZIERDED in tuje račune v PDF ali po omrežju Peppol.

Prag za DDV je ločeno vprašanje

Od 1. januarja 2026 je poljski prag za oprostitev DDV 240.000 PLN letne prodaje. Biti pod njim samo po sebi ne pomeni izjeme od KSeF: olajšava za mikro podjetja je vezana na mesečno vrednost računov, ne na status za DDV.

Kako se vklopi Kontevia

Kontevia je v early accessu. Računi so pripravljeni za KSeF v strukturi FA(3), s prostorom za številke KSeF in poljske oznake DDV, vsak prejeti račun pa se pred plačilom preveri v VIES. Živa izmenjava s KSeF se vklaplja z napredovanjem early accessa. V paketu Business ena prijava vodi več družb, na primer poljsko in slovensko, vsako s svojimi pravili DDV. Več o e-računih v Konteviji.

Uradni viri

• Portal KSeF ministrstva za finance
• KSeF 2.0: vprašanja in odgovori
• Izvedbeni sklep Sveta (EU) 2022/1003 na EUR-Lex
• Poljski davčni portal podatki.gov.pl
• Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED)

Splošna informacija, ki ne nadomešča nasveta davčnega svetovalca ali računovodje. Podatki veljajo na dan 11. oktobra 2026.

Pogosta vprašanja

Ali mora slovensko podjetje izdajati račune prek KSeF?

Ne, če na Poljskem nima sedeža ali stalne poslovne enote. Tuje podjetje brez sedeža ali stalne poslovne enote na Poljskem ni zavezano izdajati računov v KSeF. Poljska hčerinska družba slovenskega podjetja pa je poljski zavezanec in je zajeta.

Od kdaj je KSeF obvezen?

Podjetja s prodajo v letu 2024 nad 200 milijonov PLN z DDV od 1. februarja 2026, vsi drugi zavezanci za DDV od 1. aprila 2026. Mikro podjetja z računi do 10.000 PLN bruto na mesec smejo račune izven KSeF izdajati do 31. decembra 2026.

Kako bom kot slovenski kupec dobil račun poljskega dobavitelja?

Kupec v tujini se v KSeF navadno ne more prijaviti, zato poljski dobavitelj račun dostavi na dogovorjen način, običajno kot PDF vizualizacijo. Ta naj vsebuje kodo QR, s katero je mogoče račun preveriti v KSeF.

Kdaj začnejo veljati kazni za napake v KSeF?

Po uradnih vprašanjih in odgovorih poljskega ministrstva za finance se denarne kazni za napake v KSeF uporabljajo od 1. januarja 2027.

Teme:KSeFPoljskae-računFA(3)DDVhčerinska družbačezmejni računi

Kontevia je v fazi zgodnjega dostopa. Tukaj opisano ravnanje po posameznih državah odraža pravila posamezne države, ne pa zagotovila, da je vsaka funkcija že na voljo v vaši državi.