KSeF i Polen: hvad e-fakturaen betyder for danske virksomheder

KSeF, Polens nationale system for e-fakturaer, har været obligatorisk siden 2026: fra 1. februar for virksomheder med et salg i 2024 over 200 mio. zloty og fra 1. april for alle andre momsregistrerede virksomheder. Mikrovirksomheder har frist til udgangen af 2026. For en dansk virksomhed uden etablering i Polen ændrer det ikke selve faktureringen, men et polsk datterselskab er fuldt omfattet.

Hvad KSeF er

KSeF (Krajowy System e-Faktur) er en platform, som drives af det polske finansministerium og skatteforvaltningen KAS. En polsk virksomhed sender hver B2B-faktura til KSeF som en XML-fil. Systemet validerer den, tildeler et unikt KSeF-nummer og gemmer den. Fakturaen anses for udstedt den dag, den sendes til KSeF, og for modtaget, når KSeF tildeler den et nummer; køberen henter den på platformen. EU gav Polen lov til at gøre det obligatorisk med Rådets gennemførelsesafgørelse (EU) 2022/1003.

Det er en clearing-model: skattemyndigheden ser fakturaen, når den bliver til, ikke måneder senere i en momsangivelse. Danmark har en anden model. Her sendes e-fakturaer direkte mellem virksomhedernes systemer via NemHandel, og der er intet krav om e-faktura mellem danske virksomheder. Se også ordbogen om KSeF.

Hvem er omfattet og hvornår

Datoerne kommer fra de officielle spørgsmål og svar om KSeF fra det polske finansministerium. Et lovforslag i Sejm (tryksag 2321) foreslog at flytte fristen for mikrovirksomheder til udgangen af 2027; den officielle FAQ viser stadig 31. december 2026, så planlæg efter den dato, indtil ministeriet ændrer den.

Tre danske situationer

1. Du sælger fra Danmark til polske virksomheder. En dansk virksomhed uden hjemsted eller fast forretningssted i Polen skal ikke bruge KSeF. Du fakturerer uden moms med omvendt betalingspligt, oplyser kundens polske momsnummer (PL og NIP) og indberetter salget i rubrik B og i EU-salg uden moms. Kontrollér nummeret med momsnummerkontrol, før du fakturerer.

2. Du køber fra polske leverandører. Din leverandør udsteder nu fakturaen i KSeF, men du kan som udenlandsk køber normalt ikke logge på. Du modtager derfor en pdf-visualisering, som bør have en QR-kode, så fakturaen kan verificeres i KSeF. I dit danske bogføringssystem bogføres den som et EU-køb med omvendt betalingspligt.

3. Du har et polsk datterselskab. Mange danske virksomheder har produktion eller servicecenter i Polen. Datterselskabet er en polsk skattepligtig virksomhed og er omfattet af KSeF som enhver lokal virksomhed, også selvom koncernens økonomisystem kører i Danmark.

FA(3)-formatet

Siden 1. februar 2026 tager KSeF imod fakturaer i den logiske struktur FA(3), som finansministeriet har offentliggjort. Det er et polsk nationalt skema, ikke den europæiske standard EN 16931, selvom de beskriver lignende data. En almindelig UBL- eller Peppol-fil, som et dansk registreret system danner, bliver ikke accepteret; softwaren skal kunne lave FA(3).

Skemaet er strengere end en pdf flere steder:

• Identifikation. Sælgers og købers NIP skal være til stede og gyldige. En køber uden NIP, fx en virksomhed i Aarhus, angives i særlige felter med sit EU-momsnummer, DK plus CVR-nummeret, ikke i fritekst.
• Linjer. Hver linje har mængde, enhed, nettopris, momssats og beløb. Afrundingsforskelle, som et menneske ville overse, kan give en afvisning.
• Momssatser. Polen har 23 % standardmoms og nedsatte satser på 8 % og 5 % plus koder for fritagne leverancer og omvendt betalingspligt.
• Kreditnotaer. En kreditnota henviser til den oprindelige fakturas KSeF-nummer.

Adgang og rettigheder

Før software eller en revisor kan udstede fakturaer for datterselskabet, skal selskabet give dem rettigheder i KSeF. Adgang sker med autorisationstokens, som ministeriet har besluttet at beholde uden udløbsdato, og med KSeF-certifikater, som kan bruges siden 1. februar 2026 og gælder i op til to år. Rettighedsmodellen skelner mellem at udstede, se og administrere, pr. enhed. Hvis koncernens økonomiafdeling i Danmark skal udstede fakturaer for det polske selskab, skal rettighederne være på plads først.

Momsgrænsen er et andet spørgsmål

Siden 1. januar 2026 er den polske grænse for momsregistrering 240.000 zloty i årligt salg. At ligge under den fjerner ikke i sig selv KSeF-pligten: lempelsen for mikrovirksomheder er knyttet til den månedlige værdi af fakturaer, ikke til momsstatus. Bekræft datterselskabets situation med en polsk revisor.

Sådan passer Kontevia ind

Kontevia er i early access. Fakturaer forberedes til KSeF i FA(3)-strukturen, med plads til KSeF-numre og polske momskoder, og hver indgående faktura kontrolleres mod VIES, før du betaler. Den direkte udveksling med KSeF slås til, efterhånden som early access udvides, så Kontevia er forberedt til KSeF, ikke forbundet i dag. For danske koncerner med flere lande dækker Business-planen alle 27 EU-lande og flere selskaber. Se e-faktura i Kontevia og priserne.

Officielle kilder

• KSeF-portalen fra det polske finansministerium
• KSeF 2.0: spørgsmål og svar
• Rådets gennemførelsesafgørelse (EU) 2022/1003 på EUR-Lex
• Polsk skatteportal podatki.gov.pl
• Skattestyrelsen: Indberet din handel med udlandet

Generel information, som ikke erstatter rådgivning fra en revisor eller skatterådgiver. Oplysningerne gælder pr. 11. oktober 2026.

Ofte stillede spørgsmål

Skal en dansk virksomhed bruge KSeF, når den sælger til Polen?

Nej, ikke hvis virksomheden hverken har hjemsted eller fast forretningssted i Polen. Så fakturerer du som i dag, fx med pdf eller Peppol, og din polske kunde bogfører fakturaen efter polske regler. Et polsk datterselskab af en dansk koncern er derimod en polsk virksomhed og er omfattet af KSeF.

Hvornår blev KSeF obligatorisk?

Virksomheder med et salg i 2024 over 200 mio. zloty inkl. moms startede 1. februar 2026, alle andre momsregistrerede virksomheder 1. april 2026. Mikrovirksomheder, hvis fakturaer højst udgør 10.000 zloty inkl. moms om måneden, kan udstede uden for KSeF til 31. december 2026.

Hvordan modtager jeg en faktura fra en polsk leverandør efter KSeF?

Som udenlandsk køber har du normalt ikke adgang til KSeF. Leverandøren sender derfor fakturaen på en aftalt måde, typisk som en pdf-visualisering med en QR-kode, som gør det muligt at verificere fakturaen i KSeF. Du bogfører den som et EU-køb med omvendt betalingspligt.

Hvornår kommer der bøder for fejl i KSeF?

Ifølge det polske finansministeriums officielle spørgsmål og svar gælder økonomiske sanktioner for fejl i KSeF fra 1. januar 2027.

Emner:KSeFPolene-fakturaFA(3)datterselskabmomsclearing

Kontevia er i tidlig adgang. Landespecifik adfærd, der beskrives her, afspejler reglerne i det enkelte land, og er ikke et løfte om, at alle funktioner allerede er tilgængelige i dit land.