KSeF en Pologne : facture électronique et clients polonais

Depuis 2026, toute facture entre entreprises polonaises est un fichier FA(3) validé par KSeF, la plateforme du ministère des Finances : depuis le 1er février pour les grandes entreprises, depuis le 1er avril pour les autres, fin 2026 pour les plus petites. Une entreprise française sans établissement en Pologne n'y est pas soumise, mais sa filiale polonaise l'est, et ses fournisseurs polonais aussi.

KSeF en quelques mots

KSeF (Krajowy System e-Faktur) est une plateforme publique de dédouanement des factures. Le contribuable polonais y dépose chaque facture B2B en XML ; le système la contrôle, lui attribue un numéro KSeF et la conserve. La facture n'existe qu'une fois acceptée, et l'acheteur la récupère sur la plateforme. L'UE a autorisé la Pologne à l'imposer par la décision d'exécution (UE) 2022/1003.

C'est un modèle très différent du modèle français : en France, depuis le 1er septembre 2026, les factures circulent entre plateformes agréées privées et l'administration ne reçoit que des données (voir notre guide facturation électronique 2026). En Pologne, tout passe par la plateforme publique, comme en Italie.

Le calendrier

Ces dates proviennent des questions-réponses officielles sur KSeF du ministère polonais des Finances. Une proposition de loi a envisagé de repousser l'échéance des micro-entreprises à fin 2027 ; la FAQ officielle indique toujours le 31 décembre 2026.

Vous vendez à des clients polonais depuis la France

Une entreprise sans siège ni établissement stable en Pologne n'est pas tenue d'utiliser KSeF. Vous facturez votre client de Varsovie ou de Poznań comme un autre client européen : facture conforme au droit français, numéro de TVA polonais du client (PL suivi du NIP), mention d'exonération pour une livraison intracommunautaire ou d'autoliquidation pour une prestation. Vérifiez le numéro avant d'appliquer l'autoliquidation avec notre outil de vérification de numéro de TVA.

Votre client polonais reçoit donc deux types de factures : celles de ses fournisseurs polonais par KSeF, et les vôtres par e-mail ou par Peppol. Côté français, la vente relève du e-reporting des opérations internationales selon le calendrier de la réforme.

Vous achetez à des fournisseurs polonais

Votre fournisseur polonais émet sa facture dans KSeF, mais vous n'avez pas accès à la plateforme. Il vous envoie une visualisation, généralement un PDF, qui doit porter un QR code permettant de vérifier la facture dans KSeF, ainsi que son numéro KSeF. Ce document est votre justificatif en France. Le jour où il émet un avoir, celui-ci fera référence au numéro KSeF de la facture d'origine : conservez-le avec la facture.

Vous avez une filiale en Pologne

Une sp. z o.o. détenue par un groupe français est un contribuable polonais comme un autre. Depuis le 1er avril 2026, chacune de ses factures à des clients polonais n'existe qu'une fois acceptée par KSeF. Les refacturations de la maison mère française restent des factures étrangères, hors KSeF, que la filiale comptabilise en autoliquidation.

Le format est la structure logique FA(3), publiée par le ministère. C'est un schéma national polonais, pas la norme européenne EN 16931 : un fichier UBL ou Peppol générique n'est pas accepté. Points d'attention :

• Identifiants : NIP du vendeur et de l'acheteur obligatoires ; un acheteur étranger figure dans des champs dédiés avec son numéro de TVA européen.
• Lignes : quantité, unité, prix HT, taux et montants. Un écart d'arrondi peut provoquer un rejet.
• Taux de TVA : 23 % normal, 8 % et 5 % réduits, plus des codes pour l'exonération et l'autoliquidation.
• Avoirs : ils doivent citer le numéro KSeF de la facture d'origine.

L'accès se fait par jetons d'autorisation ou certificats KSeF, et le modèle de droits sépare émission, consultation et gestion. Si un cabinet comptable de Varsovie facture pour la filiale, les droits doivent être accordés avant la première facture.

Vers 2030

Avec la directive ViDA, la déclaration numérique des échanges intracommunautaires commence en juillet 2030 et les systèmes nationaux comme KSeF devront être alignés sur la norme européenne d'ici 2035. Le détail est dans notre article sur ViDA et les entreprises françaises.

Où se situe Kontevia

Kontevia est en accès anticipé. Les factures sont prêtes pour KSeF dans la structure FA(3), avec la place pour les numéros KSeF et les codes TVA polonais, et chaque facture reçue est contrôlée dans VIES avant paiement. L'échange actif avec KSeF sera activé au fil de l'accès anticipé. Pour une entreprise française, les PDF de vos fournisseurs polonais entrent dans le même flux que vos autres factures. Détails sur la page facturation électronique et dans le glossaire KSeF.

Sources officielles

• Portail KSeF du ministère polonais des Finances
• KSeF 2.0 – questions et réponses officielles
• EUR-Lex – Décision d'exécution (UE) 2022/1003
• impots.gouv.fr – Je passe à la facturation électronique

Cet article est une information générale et ne remplace pas les conseils d'un expert-comptable ou d'un conseiller fiscal. Informations à jour au 11 octobre 2026.

Questions fréquentes

Une entreprise française doit-elle émettre ses factures dans KSeF ?

Non, si elle n'a ni siège ni établissement stable en Pologne. Elle facture ses clients polonais comme d'habitude. Une filiale polonaise, en revanche, est un contribuable polonais et émet ses factures dans KSeF.

Depuis quand KSeF est-il obligatoire ?

Depuis le 1er février 2026 pour les entreprises dont les ventes 2024 dépassaient 200 millions de zlotys TTC, et depuis le 1er avril 2026 pour tous les autres assujettis. Les micro-entreprises dont les factures ne dépassent pas 10 000 zlotys TTC par mois peuvent facturer hors KSeF jusqu'au 31 décembre 2026.

Comment reçoit-on une facture KSeF depuis la France ?

Un acheteur étranger n'a généralement pas accès à KSeF. Le fournisseur polonais lui envoie une visualisation, le plus souvent un PDF, qui doit porter un QR code permettant de vérifier la facture dans KSeF. Ce document sert de justificatif en France.

Quand les sanctions KSeF s'appliquent-elles ?

Selon la FAQ officielle du ministère polonais des Finances, les sanctions financières pour les erreurs liées à KSeF s'appliquent à partir du 1er janvier 2027.

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Kontevia est en accès anticipé. Les comportements spécifiques à chaque pays décrits ici reflètent les règles en vigueur dans cet État, et non une promesse que chaque fonctionnalité est déjà disponible dans votre pays.