Tenho de emitir as minhas faturas no KSeF se vender para a Polónia a partir de Portugal?

Não. Uma empresa sem sede nem estabelecimento estável na Polónia não está obrigada a emitir no KSeF. Fatura com as regras portuguesas, no seu programa certificado, e envia a fatura ao cliente polaco por e-mail, em PDF ou por Peppol.

Desde quando é obrigatório o KSeF?

Desde 1 de fevereiro de 2026 para empresas com vendas em 2024 acima de 200 milhões de zlótis com IVA, e desde 1 de abril de 2026 para os restantes sujeitos passivos de IVA. As microempresas que faturam até 10 000 zlótis brutos por mês podem emitir fora do KSeF até 31 de dezembro de 2026.

Como confirmo uma fatura que recebo de um fornecedor polaco?

O fornecedor polaco envia uma visualização, normalmente em PDF, com um código QR que permite verificar no KSeF que a fatura existe. É essa cópia que lança na contabilidade em Portugal.

A minha filial sp. z o.o. na Polónia tem de usar o KSeF?

Sim. Uma filial polaca é contribuinte polaco e emite as faturas B2B internas no KSeF como qualquer empresa local, no formato FA(3).

KSeF: a fatura eletrónica na Polónia para empresas portuguesas

O KSeF, o Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas da Polónia, é obrigatório desde 2026: desde 1 de fevereiro para as grandes empresas e desde 1 de abril para os restantes sujeitos passivos de IVA. Uma empresa portuguesa sem estabelecimento na Polónia não emite no KSeF, mas uma filial sp. z o.o. sim, e os fornecedores polacos vão enviar-lhe faturas com código QR.

O que é o KSeF

O KSeF (Krajowy System e-Faktur) é uma plataforma do Ministério das Finanças e da Administração Tributária Nacional polaca (KAS). Uma empresa polaca envia cada fatura B2B ao KSeF como ficheiro XML; o sistema valida-a, atribui-lhe um número KSeF único e guarda-a. A fatura considera-se emitida no dia em que é enviada ao KSeF e recebida quando o KSeF lhe atribui o número; o comprador descarrega-a da plataforma. A UE autorizou a Polónia a torná-lo obrigatório pela Decisão de Execução (UE) 2022/1003.

É um modelo de controlo prévio, como o SdI italiano: as finanças veem a fatura quando ela é criada. Portugal seguiu outro caminho: a AT controla o programa de faturação certificado, o ATCUD e o código QR, e recebe os dados das faturas até ao dia 5 do mês seguinte. Explicamos o modelo português no guia da fatura eletrónica em Portugal. Mais sobre o KSeF no glossário.

Calendário do KSeF

📊KSeF (outubro de 2026)

Grupo	Emissão no KSeF	Nota
Vendas em 2024 acima de 200 milhões de zlótis com IVA	Desde 1 de fevereiro de 2026	A receção pelo KSeF, para todos, desde essa data
Restantes sujeitos passivos de IVA	Desde 1 de abril de 2026	Inclui pequenas empresas e empresários em nome individual
Qualquer empresa com faturas até 10 000 zlótis brutos por mês	Até 1 de janeiro de 2027	Se ultrapassar o limite, o KSeF aplica-se a partir dessa fatura e nos meses seguintes
Sanções por erros no KSeF	A partir de 1 de janeiro de 2027	Segundo as perguntas frequentes do ministério
Faturas a consumidores	Voluntário	Não obrigatório no KSeF

As datas vêm das perguntas e respostas oficiais sobre o KSeF do Ministério das Finanças polaco. Um projeto de lei no Sejm propôs adiar o prazo das microempresas para o fim de 2027; as perguntas oficiais continuam a indicar 31 de dezembro de 2026.

O que muda para uma empresa portuguesa

Se vende para a Polónia sem estabelecimento lá, não tem de emitir no KSeF. A sua fatura é portuguesa: transmissão intracomunitária isenta ao abrigo do artigo 14.º do RITI se o cliente tiver número de IVA polaco válido, incluída na declaração recapitulativa, ou prestação de serviços com autoliquidação pelo cliente. Envia-a por e-mail, em PDF ou por Peppol, e o cliente lança-a com as regras polacas. Antes de faturar com isenção, verifique o número no VIES com a nossa verificação de NIF europeu.

Se compra a fornecedores polacos, as faturas deles já nascem no KSeF. Como não tem acesso à plataforma, recebe uma visualização, normalmente um PDF, com um código QR que permite confirmar no KSeF que a fatura existe. É essa cópia que lança em Portugal, aplicando a autoliquidação quando se trate de serviços ou de aquisições intracomunitárias de bens.

Se tem uma filial na Polónia, a sp. z o.o. é contribuinte polaco e está dentro como qualquer empresa local.

O formato FA(3)

Desde 1 de fevereiro de 2026 o KSeF aceita faturas na estrutura lógica FA(3) do Ministério das Finanças. É um esquema nacional polaco, não a norma europeia EN 16931 em que assenta o CIUS-PT português, embora descrevam dados parecidos. Um ficheiro UBL ou Peppol genérico não serve: o programa da filial tem de gerar FA(3). Alguns pontos exigentes:

Identificadores. O NIP polaco do vendedor e do comprador tem de ser válido. Um comprador estrangeiro, por exemplo a sua empresa em Portugal, vai em campos próprios com o número de IVA PT, não em texto livre.
Detalhe por linha. Quantidade, unidade, preço sem IVA, taxa e imposto. Diferenças de arredondamento podem provocar rejeição.
Taxas de IVA. A Polónia aplica 23 % de taxa normal e 8 % e 5 % reduzidas, além de códigos para isenções e autoliquidação.
Notas de crédito. Uma fatura corretiva cita o número KSeF da original.

Acessos e permissões da filial

Antes de um programa ou de um contabilista emitir faturas pela filial, a sociedade tem de lhes dar permissões no KSeF. O acesso funciona com tokens de autorização, que o ministério mantém sem data de validade, e com certificados KSeF, disponíveis desde 1 de fevereiro de 2026 e válidos até dois anos. As permissões separam emitir, consultar e gerir. Se a contabilidade da filial for feita por um gabinete em Varsóvia, trate das permissões antes de tudo, porque sem elas não se emite.

ℹ️

Exemplo: um produtor de vinho do Douro

Uma empresa de vinhos de Peso da Régua vende 24 000 € de vinho a um distribuidor de Varsóvia: fatura portuguesa, transmissão intracomunitária isenta, enviada em PDF e incluída na declaração recapitulativa. O transporte é feito por uma empresa polaca, que lhe fatura 1 800 € por um serviço com autoliquidação: a fatura nasce no KSeF e a empresa portuguesa recebe um PDF com código QR para a confirmar. Se a empresa abrir uma filial na Polónia para vender no mercado local, cada fatura da filial a clientes polacos, por exemplo 12 300 zlótis (10 000 sem IVA mais 23 %), só existirá quando o KSeF aceitar o ficheiro FA(3).

📋O que preparar conforme o seu caso

Vende para a Polónia – verifique os números de IVA, pergunte ao cliente se prefere PDF ou Peppol e fature a tempo.
Compra à Polónia – habitue-se à visualização com QR e lance essa cópia; guarde o número KSeF que nela aparece.
Tem filial – programa compatível com FA(3), notas de crédito com número KSeF, emissão offline e QR nas visualizações.
Permissões – token ou certificado KSeF e direitos para o programa e para o gabinete de contabilidade.
Teste uma vez do princípio ao fim – o ministério tem ambientes de teste e de demonstração.

Como encaixa a Kontevia

A Kontevia está em early access. Prepara faturas para o KSeF na estrutura FA(3), com espaço para o número KSeF e os códigos de IVA polacos, e verifica no VIES cada fatura recebida antes de pagar. A troca ativa com o KSeF é ligada à medida que o early access avança. Com o plano Professional pode ter até três países numa conta, por exemplo a empresa portuguesa e a filial polaca. Veja a faturação eletrónica na Kontevia.

Fontes oficiais

Informação geral que não substitui o aconselhamento de um contabilista certificado. Dados válidos a 11 de outubro de 2026.

Perguntas frequentes

Tenho de emitir as minhas faturas no KSeF se vender para a Polónia a partir de Portugal?: Não. Uma empresa sem sede nem estabelecimento estável na Polónia não está obrigada a emitir no KSeF. Fatura com as regras portuguesas, no seu programa certificado, e envia a fatura ao cliente polaco por e-mail, em PDF ou por Peppol.
Desde quando é obrigatório o KSeF?: Desde 1 de fevereiro de 2026 para empresas com vendas em 2024 acima de 200 milhões de zlótis com IVA, e desde 1 de abril de 2026 para os restantes sujeitos passivos de IVA. As microempresas que faturam até 10 000 zlótis brutos por mês podem emitir fora do KSeF até 31 de dezembro de 2026.
Como confirmo uma fatura que recebo de um fornecedor polaco?: O fornecedor polaco envia uma visualização, normalmente em PDF, com um código QR que permite verificar no KSeF que a fatura existe. É essa cópia que lança na contabilidade em Portugal.
A minha filial sp. z o.o. na Polónia tem de usar o KSeF?: Sim. Uma filial polaca é contribuinte polaco e emite as faturas B2B internas no KSeF como qualquer empresa local, no formato FA(3).

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