KSeF: Puolan verkkolasku ja suomalainen yritys 2026

KSeF, Puolan kansallinen verkkolaskujärjestelmä, on ollut pakollinen vuodesta 2026: 1.2. alkaen suurille yrityksille ja 1.4. alkaen kaikille muille arvonlisäverovelvollisille. Suomalainen yritys ilman toimipaikkaa Puolassa ei laadi laskujaan KSeF:ssä, mutta puolalainen tytäryhtiö laatii. Puolalaisten toimittajien laskut syntyvät KSeF:ssä, ja ne saapuvat Suomeen yleensä PDF-visualisointina QR-koodin kanssa.

Mikä KSeF on

KSeF (Krajowy System e-Faktur) on Puolan valtiovarainministeriön ja verohallinnon (KAS) ylläpitämä alusta. Puolalainen verovelvollinen lähettää jokaisen B2B-laskun KSeF:iin XML-tiedostona. Järjestelmä tarkistaa sen, antaa yksilöllisen KSeF-numeron ja tallentaa sen. Lasku katsotaan annetuksi sinä päivänä, kun se lähetetään KSeF:iin, ja vastaanotetuksi, kun KSeF antaa sille numeron; ostaja hakee sen alustalta. EU salli pakon neuvoston täytäntöönpanopäätöksellä (EU) 2022/1003.

Malli on tarkastusmalli (clearance): veroviranomainen näkee laskun sen syntyessä. Suomessa lasku kulkee yritykseltä toiselle operaattorin kautta, eikä Verohallinto näe sitä ennen kausiveroilmoitusta. Lisää KSeF-sanastomerkinnässä.

Kuka ja mistä alkaen

Päivämäärät ovat Puolan valtiovarainministeriön virallisesta KSeF-kysymyslistasta. Sejmin lakiesitys (painate 2321) ehdotti mikroyritysten määräajan siirtämistä vuoden 2027 loppuun; virallinen kysymyslista näyttää yhä 31.12.2026, joten sen mukaan kannattaa suunnitella.

Kolme tapaa, joilla KSeF koskee suomalaista yritystä

1. Puolalainen tytäryhtiö. Varsovassa tai Gdańskissa toimiva sp. z o.o. on puolalainen verovelvollinen ja kuuluu KSeF:iin kuten mikä tahansa paikallinen yritys. Jos konsernin laskutusohjelma toimii Suomessa ja tuottaa Finvoicea tai Peppolia, se ei riitä: tytäryhtiö tarvitsee FA(3)-laskuja tuottavan ohjelman.

2. Puolalaiset toimittajat. Puolalainen toimittaja laatii laskunsa KSeF:ssä, mutta suomalainen ostaja ei yleensä kirjaudu sinne. Lasku saapuu sovitulla tavalla, tavallisesti PDF-visualisointina, jossa pitäisi olla QR-koodi tarkistusta varten. Kirjanpitoon kannattaa tallentaa myös KSeF-numero, koska puolalainen hyvityslasku viittaa siihen.

3. Puolalaiset asiakkaat. Suomesta laskuttava yritys ilman toimipaikkaa Puolassa on KSeF:n ulkopuolella ja voi lähettää PDF:n tai Peppol-laskun. Puolalainen asiakas tarvitsee silti oikean ALV-tunnisteen ja selkeät tiedot, koska se kirjaa ulkomaisen laskun omalla käänteisellä verovelvollisuudellaan. Tarkista asiakkaan tunniste ALV-tunnisteen tarkistuksella.

Puolalaisen ostolaskun kirjaus Suomessa

Kun suomalainen yritys ostaa palvelun puolalaiselta yritykseltä, lasku saapuu ilman Puolan arvonlisäveroa ja merkinnällä käännetystä verovelvollisuudesta. Suomessa ostaja ilmoittaa oston veron kausiveroilmoituksella ja vähentää sen samassa ilmoituksessa, jos osto liittyy verolliseen toimintaan. Tavaraostot ovat yhteisöhankintoja. Kirjauksen kannalta on hyödyllistä tallentaa laskun yhteyteen KSeF-numero ja QR-koodin tiedot, koska niillä laskun aitouden voi tarkistaa myöhemmin, ja puolalainen hyvityslasku viittaa alkuperäisen laskun KSeF-numeroon. Jos toimittajan PDF:ssä ei ole QR-koodia tai KSeF-numeroa, kannattaa kysyä, onko lasku jo annettu KSeF:ssä.

FA(3)-muoto

1.2.2026 alkaen KSeF hyväksyy laskut valtiovarainministeriön julkaisemassa FA(3)-rakenteessa. Se on puolalainen kansallinen skeema, ei eurooppalainen EN 16931 -standardi, vaikka molemmat kuvaavat samankaltaisia tietoja. Tavallista UBL- tai Peppol-tiedostoa ei hyväksytä.

• Tunnisteet. Myyjän ja ostajan NIP-numero on pakollinen. Ostaja ilman NIP-numeroa, esimerkiksi tamperelainen yritys, merkitään omiin kenttiinsä EU:n ALV-tunnisteella (FI + 8 numeroa), ei vapaaseen tekstiin.
• Rivitiedot. Jokaisella rivillä on määrä, yksikkö, veroton hinta, verokanta ja summat. Pyöristysero, jonka ihminen ohittaisi, voi johtaa hylkäykseen.
• Verokannat. Puolassa yleinen kanta on 23 % ja alennetut 8 % ja 5 %, lisäksi koodit verottomalle myynnille ja käänteiselle verovelvollisuudelle.
• Hyvityslaskut. Hyvityslasku viittaa alkuperäisen laskun KSeF-numeroon.

Mitä kertoa puolalaiselle kumppanille

Puolalainen toimittaja tarvitsee suomalaisesta ostajasta oikeat tunnistetiedot FA(3)-laskua varten: virallisen nimen, osoitteen ja ALV-tunnisteen muodossa FI ja kahdeksan numeroa, eli Y-tunnus ilman väliviivaa. Y-tunnusta väliviivan kanssa ei pidä antaa ALV-tunnisteena, koska KSeF tarkistaa kenttien muodon. Sovi samalla, millä tavalla lasku toimitetaan Suomeen: PDF-visualisointina sähköpostilla, Peppolin kautta vai muulla tavalla, ja mihin osoitteeseen.

Käyttöoikeudet

Ennen kuin ohjelma tai tilitoimisto voi laatia laskuja yhtiön puolesta, yhtiön on annettava niille oikeudet KSeF:ssä. Tunnistautuminen toimii valtuutustunnuksilla, jotka ministeriö on päättänyt pitää voimassa ilman päättymispäivää, ja 1.2.2026 alkaen käytettävillä KSeF-varmenteilla, jotka ovat voimassa enintään kaksi vuotta. Jos varsovalainen tilitoimisto laskuttaa tytäryhtiön puolesta, oikeudet on sovittava ensin, muuten laskuja ei synny.

Miten Kontevia sopii tähän

Kontevia on early access -vaiheessa. Laskut valmistellaan KSeF:iä varten FA(3)-rakenteessa, ja niissä on paikka KSeF-numerolle ja Puolan verokoodeille. Jokainen saapuva lasku tarkistetaan VIES-palvelussa ennen maksua. Elävä yhteys KSeF:iin otetaan käyttöön early accessin edetessä. Suomalaisen emoyhtiön omat laskut Kontevia tuottaa EN 16931 -muodossa ja on valmiina Peppol-verkkolaskuun; siitä lisää artikkelissa verkkolasku, Finvoice ja Peppol. Lisätietoja: verkkolaskutus Konteviassa.

Viralliset lähteet

• Puolan valtiovarainministeriön KSeF-portaali
• KSeF 2.0: kysymyksiä ja vastauksia
• Neuvoston täytäntöönpanopäätös (EU) 2022/1003, EUR-Lex
• Puolan veroportaali podatki.gov.pl

Yleistä tietoa, joka ei korvaa veroneuvojan tai tilitoimiston neuvontaa. Tiedot vastaavat tilannetta 11.10.2026.

Usein kysytyt kysymykset

Koskeeko KSeF suomalaista yritystä, joka myy Puolaan?

Ei, jos yrityksellä ei ole Puolassa kotipaikkaa tai kiinteää toimipaikkaa. Silloin se laskuttaa puolalaista asiakasta tavalliseen tapaan, esimerkiksi PDF:llä tai Peppolilla. Puolalainen tytäryhtiö on kuitenkin puolalainen verovelvollinen ja kuuluu KSeF:n piiriin.

Milloin KSeF tuli pakolliseksi?

Yrityksille, joiden vuoden 2024 myynti ylitti 200 miljoonaa zlotya arvonlisäveroineen, 1.2.2026 ja kaikille muille arvonlisäverovelvollisille 1.4.2026. Mikroyritykset, joiden laskut ovat enintään 10 000 zlotya bruttona kuukaudessa, voivat laskuttaa KSeF:n ulkopuolella 31.12.2026 asti.

Saako puolalaiselta toimittajalta edelleen PDF-laskun?

Puolalainen toimittaja laatii laskun KSeF:ssä FA(3)-muodossa, mutta ulkomaiselle ostajalle se toimittaa laskun sovitulla tavalla, yleensä PDF-visualisointina. Visualisoinnissa pitäisi olla QR-koodi, jolla laskun voi tarkistaa KSeF:ssä.

Milloin KSeF-virheistä alkaa seurata sanktioita?

Puolan valtiovarainministeriön virallisen KSeF-kysymyslistan mukaan KSeF-virheiden taloudelliset seuraamukset tulevat sovellettaviksi 1.1.2027.

Aiheet:KSeFPuolaverkkolaskuFA(3)tytäryhtiöarvonlisävero

Kontevia on aikaisen käyttöönoton vaiheessa. Tässä kuvattu maakohtainen toiminta perustuu kunkin valtion sääntöihin, eikä ole lupaus siitä, että jokainen ominaisuus on jo käytössä maassasi.