O firmă din România trebuie să emită facturi în KSeF?

Nu, dacă nu are sediu sau sediu fix în Polonia. O firmă străină fără sediu în Polonia nu este obligată să emită facturi în KSeF. O filială poloneză a unei firme din România este însă contribuabil polonez și intră sub obligație.

Cum primesc o factură de la un furnizor polonez care folosește KSeF?

Furnizorul emite factura în KSeF, iar dumneavoastră o primiți pe calea convenită, de regulă ca vizualizare PDF cu un cod QR care permite verificarea facturii în KSeF. În România, achiziția se înregistrează ca achiziție intracomunitară, cu taxare inversă.

Când devine KSeF obligatoriu pentru firmele mici din Polonia?

Firmele cu vânzări în 2024 de peste 200 de milioane de zloți au început la 1 februarie 2026, toți ceilalți plătitori de TVA la 1 aprilie 2026. Microfirmele ale căror facturi totalizează cel mult 10.000 de zloți brut pe lună pot emite în afara KSeF până la 31 decembrie 2026.

Ce diferență este între KSeF și RO e-Factura?

Ambele sunt platforme centrale prin care trece fiecare factură B2B internă. RO e-Factura folosește CIUS-RO, profil al standardului european EN 16931, iar KSeF folosește schema națională poloneză FA(3). Un fișier CIUS-RO sau Peppol nu este acceptat de KSeF.

KSeF în Polonia: ce înseamnă pentru firmele din România

KSeF, sistemul național polonez de facturi electronice, este obligatoriu din 2026: din 1 februarie pentru firmele cu vânzări de peste 200 de milioane de zloți în 2024 și din 1 aprilie pentru ceilalți plătitori de TVA. Pentru o firmă din România fără sediu în Polonia nu există obligația de a emite în KSeF, dar furnizorii și clienții polonezi lucrează deja în sistem.

Ce este KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) este o platformă administrată de Ministerul Finanțelor și de Administrația Fiscală Națională (KAS) din Polonia. Un contribuabil polonez trimite fiecare factură B2B ca fișier XML; sistemul o validează, îi atribuie un număr KSeF unic și o stochează. Factura se consideră emisă în ziua trimiterii în KSeF și primită în momentul în care KSeF îi atribuie numărul; cumpărătorul o preia din platformă. UE a permis Poloniei să o facă obligatorie prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2022/1003.

Pentru o firmă din România, logica este cunoscută: este un model de clearance, ca RO e-Factura. Autoritatea fiscală vede factura când este creată, nu luni mai târziu în decont. Diferența ține de format și de detalii tehnice. Mai multe în glosarul KSeF.

Cine este obligat și de când

📊Calendarul KSeF (octombrie 2026)

Grup	Emitere în KSeF	Observație
Vânzări în 2024 peste 200 de milioane PLN cu TVA	Din 1 februarie 2026	Primirea prin KSeF tot din 1 februarie 2026, pentru toți
Toți ceilalți plătitori de TVA	Din 1 aprilie 2026	Inclusiv firmele mici și persoanele fizice autorizate
Orice contribuabil, facturi de cel mult 10.000 PLN brut pe lună	Până la 1 ianuarie 2027	La depășirea limitei, KSeF se aplică de la acea factură și în lunile următoare
Amenzi pentru erori KSeF	Din 1 ianuarie 2027	Potrivit întrebărilor frecvente ale Ministerului Finanțelor
Facturi către consumatori	Opțional	Nu sunt obligatorii în KSeF

Toate datele provin din întrebările și răspunsurile oficiale KSeF publicate de Ministerul Finanțelor din Polonia.

Trei situații tipice pentru firmele din România

1. Vindeți clienților din Polonia. O livrare de bunuri către un client polonez cu cod de TVA este o livrare intracomunitară, iar un serviciu B2B este impozabil în Polonia prin taxare inversă. Factura dumneavoastră nu trece nici prin KSeF, nici prin RO e-Factura; se trimite pe e-mail, PDF sau Peppol și se raportează în declarația recapitulativă 390. Clientul polonez gestionează astfel două canale de primire: KSeF pentru furnizorii locali și e-mail pentru cei străini.

2. Cumpărați de la furnizori polonezi. Furnizorul emite factura în KSeF, dar un cumpărător străin de regulă nu se poate autentifica în sistem. Factura vă ajunge ca vizualizare PDF, care ar trebui să aibă un cod QR pentru verificare în KSeF. În România, achiziția intracomunitară de bunuri se înregistrează cu taxare inversă, la cota de 21%, în decontul 300 și în declarația 390.

3. Aveți o filială în Polonia. O sp. z o.o. deținută de o firmă din România este contribuabil polonez și intră sub KSeF ca orice firmă locală.

Formatul FA(3)

Din 1 februarie 2026, KSeF acceptă facturi în structura logică FA(3) publicată de Ministerul Finanțelor. Este o schemă națională poloneză, nu standardul european EN 16931, deși ambele descriu date similare. Spre deosebire de RO e-Factura, unde CIUS-RO este profil EN 16931, în Polonia un fișier UBL sau Peppol generic nu este acceptat.

Schema este mai strictă decât un PDF în câteva locuri:

Identificatori. NIP-ul vânzătorului și al cumpărătorului trebuie să fie prezente și valide. Un cumpărător fără NIP, de exemplu o firmă din Cluj-Napoca, intră în câmpuri dedicate, cu codul de TVA din UE (RO plus CUI), nu în text liber. Verificați codurile cu verificatorul de cod de TVA.
Liniile. Fiecare linie are cantitate, unitate, preț net, cotă de TVA și sume.
Cote de TVA. Polonia aplică 23% standard și 8% și 5% reduse, plus coduri pentru operațiuni scutite și cu taxare inversă.
Corecții. Factura de corecție face trimitere la numărul KSeF al facturii inițiale.

ℹ️

Exemplu practic

O firmă de software din București deține o filială de vânzări la Varșovia. Filiala facturează unui retailer polonez 12.300 PLN (10.000 PLN net plus 23% TVA). Din 1 aprilie 2026, factura există doar după ce KSeF acceptă fișierul FA(3) și întoarce un număr KSeF. Refacturarea lunară a serviciilor de management de la firma-mamă din București către filială nu trece prin KSeF și nici prin RO e-Factura, fiind un serviciu intracomunitar, iar filiala o înregistrează după regulile poloneze de taxare inversă. Separat, un distribuitor din Oradea care cumpără mobilier de la un producător din Poznań primește un PDF cu cod QR și înregistrează achiziția intracomunitară în România.

Acces și permisiuni pentru filiale

Înainte ca un program sau un contabil să poată emite facturi pentru filiala poloneză, firma trebuie să le acorde drepturi în KSeF. Accesul funcționează cu tokenuri de autorizare și cu certificate KSeF, utilizabile din 1 februarie 2026. Modelul de permisiuni separă emiterea, vizualizarea și administrarea, pe fiecare entitate. Dacă un contabil din Varșovia emite pentru filială, drepturile se stabilesc înainte de prima factură.

📋Ce pregătește o firmă din România

Clarificați situația – vânzări către Polonia, achiziții din Polonia sau filială poloneză.
Curățați datele – NIP-urile clienților polonezi, propriul cod RO plus CUI corect în contracte.
Stabiliți canalul de primire – unde ajung PDF-urile cu cod QR de la furnizorii polonezi și cine le verifică.
Pentru filială – program care produce FA(3), corecții cu număr KSeF, drepturi acordate contabilului.
Profitați de lunile rămase – amenzile pentru erori KSeF se aplică din 1 ianuarie 2027.

Cum se potrivește Kontevia

Kontevia este în early access. Facturile sunt pregătite pentru KSeF în structura FA(3), cu loc pentru numerele KSeF și codurile de TVA poloneze, iar fiecare factură primită este verificată în VIES înainte de plată. Schimbul activ cu KSeF se activează pe măsură ce avansează early access. Pentru România, aceeași logică se aplică la RO e-Factura, explicată în ghidul RO e-Factura. Vedeți facturarea electronică în Kontevia.

Surse oficiale

Informație generală, care nu înlocuiește consultanța unui expert contabil sau consultant fiscal. Date valabile la 11 octombrie 2026.

Întrebări frecvente

O firmă din România trebuie să emită facturi în KSeF?: Nu, dacă nu are sediu sau sediu fix în Polonia. O firmă străină fără sediu în Polonia nu este obligată să emită facturi în KSeF. O filială poloneză a unei firme din România este însă contribuabil polonez și intră sub obligație.
Cum primesc o factură de la un furnizor polonez care folosește KSeF?: Furnizorul emite factura în KSeF, iar dumneavoastră o primiți pe calea convenită, de regulă ca vizualizare PDF cu un cod QR care permite verificarea facturii în KSeF. În România, achiziția se înregistrează ca achiziție intracomunitară, cu taxare inversă.
Când devine KSeF obligatoriu pentru firmele mici din Polonia?: Firmele cu vânzări în 2024 de peste 200 de milioane de zloți au început la 1 februarie 2026, toți ceilalți plătitori de TVA la 1 aprilie 2026. Microfirmele ale căror facturi totalizează cel mult 10.000 de zloți brut pe lună pot emite în afara KSeF până la 31 decembrie 2026.
Ce diferență este între KSeF și RO e-Factura?: Ambele sunt platforme centrale prin care trece fiecare factură B2B internă. RO e-Factura folosește CIUS-RO, profil al standardului european EN 16931, iar KSeF folosește schema națională poloneză FA(3). Un fișier CIUS-RO sau Peppol nu este acceptat de KSeF.

Subiecte:KSeFPoloniafactură electronică PoloniaFA(3)achiziții intracomunitareTVA

Kontevia este în acces timpuriu. Comportamentul specific fiecărei țări descris aici reflectă regulile statului respectiv, nu o promisiune că toate funcțiile sunt disponibile deja în țara dvs.

Contabilitate la zi cu regulile UE

Trimiteți o chitanță prin chat sau e-mail, iar Kontevia o citește, o înregistrează conform regulilor din țara dvs. și pregătește TVA și exportul pentru contabilul dvs. Accesul timpuriu este deschis.

Alătură-te accesului timpuriu Cum funcționează

Fără instalare

Toate cele 27 de țări UE

Anulează oricând