KSeF: Polens e-faktura och svenska företag 2026

KSeF, Polens nationella system för e-fakturor, är obligatoriskt sedan 2026: från 1 februari för stora företag och från 1 april för alla övriga momsregistrerade. Ett svenskt företag utan etablering i Polen utfärdar inte sina fakturor i KSeF, men ett polskt dotterbolag gör det. Fakturor från polska leverantörer skapas i KSeF och kommer till Sverige som pdf med QR-kod.

Vad KSeF är

KSeF (Krajowy System e-Faktur) är en plattform som drivs av det polska finansdepartementet och skatteförvaltningen KAS. En polsk skattskyldig skickar varje B2B-faktura till KSeF som en XML-fil. Systemet kontrollerar den, tilldelar ett unikt KSeF-nummer och lagrar den. Fakturan anses utfärdad den dag den skickas till KSeF och mottagen när KSeF tilldelar den ett nummer; köparen hämtar den från plattformen.

Det är en clearance-modell: skattemyndigheten ser fakturan när den skapas. I Sverige går en faktura direkt från företag till företag, och Skatteverket ser den först i momsdeklarationen. Mer i ordlistan under KSeF.

Vem och från när

Datumen kommer från det polska finansdepartementets officiella frågor och svar om KSeF. Där står också att KSeF-numret ska anges i betalningar som görs från 1 januari 2027.

Tre sätt som KSeF berör ett svenskt företag

1. Polskt dotterbolag. Ett sp. z o.o. i Warszawa eller Gdańsk är en polsk skattskyldig och omfattas av KSeF som vilket lokalt företag som helst. Om koncernens faktureringsprogram körs i Sverige och skapar Peppol-fakturor räcker det inte: dotterbolaget behöver ett program som skapar fakturor i FA(3).

2. Polska leverantörer. En polsk leverantör utfärdar fakturan i KSeF, men en svensk köpare loggar normalt inte in där. Fakturan kommer på överenskommet sätt, oftast som pdf med en QR-kod för kontroll. Spara även KSeF-numret i bokföringen, eftersom en polsk kreditnota hänvisar till det.

3. Polska kunder. Ett företag som fakturerar från Sverige utan etablering i Polen står utanför KSeF och kan skicka pdf eller Peppol-faktura. Den polska kunden behöver ändå ett korrekt momsregistreringsnummer och tydliga uppgifter, eftersom den redovisar den utländska fakturan med omvänd betalningsskyldighet. Kontrollera kundens nummer med kontroll av momsregistreringsnummer.

Så bokförs en polsk leverantörsfaktura i Sverige

När ett svenskt företag köper en tjänst av ett polskt företag kommer fakturan utan polsk moms och med en hänvisning till omvänd betalningsskyldighet. Den svenska köparen redovisar utgående moms på inköpet i momsdeklarationen och drar av samma belopp som ingående moms, om inköpet hör till den momspliktiga verksamheten. Varuinköp är unionsinterna förvärv. Skatteverket beskriver reglerna på sidan om att köpa varor och tjänster.

Spara KSeF-numret och uppgifterna från QR-koden tillsammans med fakturan. Med dem kan äktheten kontrolleras i efterhand. Saknar leverantörens pdf QR-kod eller KSeF-nummer, fråga om fakturan redan är utfärdad i KSeF.

Formatet FA(3)

Sedan 1 februari 2026 tar KSeF emot fakturor i strukturen FA(3), som det polska finansdepartementet publicerar. Det är ett polskt nationellt schema, inte den europeiska standarden EN 16931, även om båda beskriver liknande uppgifter. En vanlig UBL- eller Peppol-fil godtas inte.

• Identifierare. Säljarens och köparens NIP är obligatoriskt. En köpare utan NIP, till exempel ett företag i Göteborg, anges i egna fält med sitt EU-momsregistreringsnummer (SE, tio siffror från organisationsnumret och 01), inte i fritext.
• Radnivå. Varje rad har kvantitet, enhet, pris exklusive moms, skattesats och belopp. En avrundningsdifferens som en människa skulle bortse från kan leda till avvisning.
• Skattesatser. I Polen är normalskattesatsen 23 % och de reducerade 8 % och 5 %, plus koder för momsfri försäljning och omvänd betalningsskyldighet.
• Kreditnotor. En kreditnota hänvisar till den ursprungliga fakturans KSeF-nummer.

Vad du ska berätta för den polska partnern

En polsk leverantör behöver rätt uppgifter om den svenska köparen för FA(3)-fakturan: registrerat namn, adress och momsregistreringsnummer i formatet SE plus tolv siffror. Organisationsnumret med bindestreck ska inte anges som momsregistreringsnummer, eftersom KSeF kontrollerar fältens format. Kom samtidigt överens om hur fakturan ska levereras till Sverige: som pdf med e-post, via Peppol eller på annat sätt, och till vilken adress.

Behörigheter

Innan ett program eller en redovisningsbyrå kan utfärda fakturor för bolagets räkning måste bolaget ge dem behörighet i KSeF. Inloggning sker med behörighetstoken och, från 1 februari 2026, med KSeF-certifikat som gäller i högst två år. Om en byrå i Warszawa fakturerar för dotterbolagets räkning måste behörigheterna ordnas först, annars uppstår inga fakturor.

Så passar Kontevia in

Kontevia är i early access. Fakturor förbereds för KSeF i strukturen FA(3), med plats för KSeF-nummer och polska skattekoder. Varje inkommande faktura kontrolleras i VIES före betalning. Live-anslutningen till KSeF aktiveras i takt med att early access utvecklas. Det svenska moderbolagets egna fakturor skapar Kontevia enligt EN 16931, förberedda för Peppol; mer om det i artikeln e-faktura i Sverige: Peppol och lagkrav. Läs mer om e-faktura i Kontevia.

Officiella källor

• Polska finansdepartementets KSeF-portal
• KSeF 2.0: frågor och svar
• Polsk skatteportal podatki.gov.pl
• Skatteverket: Köpa varor och tjänster

Allmän information som inte ersätter rådgivning från skatterådgivare eller redovisningskonsult. Uppgifterna gäller per den 11 oktober 2026.

Vanliga frågor

Gäller KSeF ett svenskt företag som säljer till Polen?

Nej, inte om företaget saknar säte eller fast etableringsställe i Polen. Då fakturerar det den polska kunden som vanligt, till exempel med pdf eller via Peppol. Ett polskt dotterbolag är däremot en polsk skattskyldig och omfattas av KSeF.

När blev KSeF obligatoriskt?

Den 1 februari 2026 för företag med en försäljning 2024 över 200 miljoner zloty inklusive moms, och den 1 april 2026 för alla övriga momsregistrerade. Mikroföretag med fakturor på högst 10 000 zloty brutto per månad får fakturera utanför KSeF till och med 31 december 2026.

Får jag fortfarande en pdf-faktura från en polsk leverantör?

Den polska leverantören utfärdar fakturan i KSeF i formatet FA(3), men till en utländsk köpare levereras den på överenskommet sätt, oftast som pdf. Pdf:en ska ha en QR-kod med KSeF-numret, så att du kan kontrollera att fakturan finns i KSeF.

När börjar sanktioner för fel i KSeF gälla?

Enligt det polska finansdepartementets officiella frågor och svar om KSeF har sanktionerna för fel skjutits upp till 1 januari 2027.

Ämnen:KSeFPolene-fakturaFA(3)dotterbolagomvänd betalningsskyldighet

Kontevia befinner sig i tidig tillgång. Det landsspecifika beteende som beskrivs här speglar respektive lands regler, inte ett löfte om att alla funktioner är live i just ditt land redan idag.