KSeF: la factura electrónica en Polonia para empresas españolas

KSeF, el Sistema Nacional de Facturas Electrónicas de Polonia, es obligatorio desde 2026: desde el 1 de febrero para las grandes empresas y desde el 1 de abril para el resto de sujetos pasivos de IVA. Una empresa española sin establecimiento allí no emite en KSeF, pero una filial sp. z o.o. sí, y tus proveedores polacos te enviarán facturas con código QR.

Qué es KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) es una plataforma del Ministerio de Finanzas y de la Administración Tributaria Nacional polaca (KAS). Una empresa polaca envía cada factura B2B a KSeF como fichero XML; el sistema la valida, le asigna un número KSeF único y la guarda. La factura se considera emitida el día en que se envía a KSeF y recibida cuando KSeF le asigna su número; el comprador la descarga de la plataforma. La UE autorizó a Polonia a hacerlo obligatorio mediante la Decisión de Ejecución (UE) 2022/1003.

Es un modelo de control previo, como el SdI italiano: Hacienda ve la factura cuando se crea. España ha elegido otra vía: Verifactu controla el programa de facturación y la factura B2B de la Ley Crea y Crece circulará por la solución pública de la AEAT o por plataformas privadas. Lo explicamos en la guía de Verifactu. Más contexto sobre KSeF en el glosario.

Calendario de KSeF

Las fechas proceden de las preguntas y respuestas oficiales sobre KSeF del Ministerio de Finanzas polaco. Un proyecto de ley en el Sejm propuso retrasar el plazo de las microempresas a finales de 2027; las preguntas oficiales siguen indicando el 31 de diciembre de 2026.

Qué cambia para una empresa española

Si vendes a Polonia sin establecimiento allí, no tienes que emitir en KSeF. Tu factura es española: entrega intracomunitaria exenta si el cliente tiene NIF-IVA polaco válido, declarada en el modelo 349, o servicio con inversión del sujeto pasivo. Se la envías por correo, en PDF o por Peppol, y tu cliente la registra con sus reglas. Antes de facturar exento, comprueba su número en VIES con nuestra comprobación de NIF-IVA.

Si compras a proveedores polacos, sus facturas ya nacen en KSeF. Como tú no tienes acceso a la plataforma, te envían una visualización, normalmente un PDF, con un código QR que permite comprobar en KSeF que la factura existe. Esa copia es la que contabilizas en España.

Si tienes una filial en Polonia, la sp. z o.o. es contribuyente polaco y está dentro como cualquier empresa local.

El formato FA(3)

Desde el 1 de febrero de 2026 KSeF acepta facturas en la estructura lógica FA(3) del Ministerio de Finanzas. Es un esquema nacional polaco, no la norma europea EN 16931, aunque describen datos parecidos. Un fichero UBL o Peppol genérico no sirve: el programa de tu filial debe generar FA(3). Algunos puntos exigentes:

• Identificadores. El NIP polaco del vendedor y del comprador debe ser válido. Un comprador extranjero, por ejemplo tu SL en España, va en campos específicos con su NIF-IVA, no en texto libre.
• Detalle por línea. Cantidad, unidad, precio neto, tipo y cuotas. Diferencias de redondeo pueden provocar un rechazo.
• Tipos de IVA. Polonia aplica el 23 % general y el 8 % y 5 % reducidos, más códigos para exentas e inversión del sujeto pasivo.
• Rectificativas. Una factura rectificativa cita el número KSeF de la original.

Accesos y permisos de la filial

Antes de que un programa o un asesor emita facturas por tu filial, la sociedad debe darles permisos en KSeF. El acceso funciona con tokens de autorización, que el ministerio mantiene sin fecha de caducidad, y con certificados KSeF, disponibles desde el 1 de febrero de 2026 y válidos hasta dos años. Los permisos separan emitir, consultar y administrar. Si la contabilidad de la filial la lleva una gestoría de Varsovia, resuelve los permisos antes de nada, porque sin ellos no se emite.

Cómo encaja Kontevia

Kontevia está en early access. Prepara facturas para KSeF en estructura FA(3), con espacio para el número KSeF y los códigos de IVA polacos, y comprueba en VIES cada factura recibida antes de pagar. El intercambio en vivo con KSeF se activa a medida que avanza el early access. Con el plan Professional puedes llevar hasta tres países en una cuenta, por ejemplo la SL española y la filial polaca.

Fuentes oficiales

• Portal KSeF del Ministerio de Finanzas de Polonia
• Preguntas y respuestas sobre KSeF 2.0
• EUR-Lex: Decisión de Ejecución (UE) 2022/1003
• Portal tributario polaco podatki.gov.pl

Información general que no sustituye el asesoramiento de un asesor fiscal. Datos vigentes a 11 de octubre de 2026.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que emitir mis facturas en KSeF si vendo a Polonia desde España?

No. Una empresa sin sede ni establecimiento permanente en Polonia no está obligada a emitir en KSeF. Facturas con las reglas españolas y envías la factura a tu cliente polaco por correo, en PDF o por Peppol.

¿Desde cuándo es obligatorio KSeF?

Desde el 1 de febrero de 2026 para empresas con ventas en 2024 superiores a 200 millones de zlotys con IVA, y desde el 1 de abril de 2026 para el resto de sujetos pasivos de IVA. Las microempresas que facturan hasta 10.000 zlotys brutos al mes pueden emitir fuera de KSeF hasta el 31 de diciembre de 2026.

¿Cómo compruebo una factura que me llega de un proveedor polaco?

Tu proveedor polaco te envía una visualización, normalmente en PDF, con un código QR que permite verificar en KSeF que la factura existe. Esa copia es la que contabilizas en España.

¿Mi filial sp. z o.o. en Polonia debe usar KSeF?

Sí. Una filial polaca es contribuyente polaco y emite sus facturas B2B nacionales en KSeF como cualquier empresa local, en el formato FA(3).

Temas:KSeFfactura electrónica Poloniavender a PoloniaFA(3)filial en Poloniaexportar a Polonia

Kontevia está en acceso anticipado. El comportamiento específico de cada país descrito aquí refleja la normativa de cada Estado, no una promesa de que todas las funciones ya estén activas en su país.