E-rēķins Latvijā no 2028: Peppol, e-adrese un datu nodošana VID

No 2028. gada 1. janvāra katrs Latvijā reģistrēts uzņēmums, kas izraksta rēķinu citam Latvijas uzņēmumam, to noformē kā strukturētu e-rēķinu un piecu darbdienu laikā nodod datus Valsts ieņēmumu dienestam. Rēķiniem budžeta iestādēm tas ir obligāti jau tagad. Formāts ir EN 16931 jeb Peppol BIS Billing 3.0, kanāls var būt e-adrese, operators vai Peppol.

Kas ir e-rēķins Grāmatvedības likuma izpratnē

Grāmatvedības likuma 1. pants strukturētu elektronisko rēķinu definē kā rēķinu, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt un atbilst standartam LVS EN 16931-1:2017 un specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017. Galvenā norma ir 11. panta četrpadsmitā daļa: rēķins, ko uzņēmums izsniedz samaksai citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, jānoformē kā e-rēķins.

Ko tas nozīmē praksē, skaidro Finanšu ministrijas e-rēķinu lapa:

• Visi rēķina veidi. Prasība attiecas uz precēm un pakalpojumiem, arī uz avansa un priekšapmaksas rēķiniem.
• Labošana ar kredītrēķinu. E-rēķinu nevar anulēt vai dzēst. Kļūdu labo ar kredītrēķinu vai korektīvo rēķinu, kas atsaucas uz sākotnējo.
• Pavadzīme atsevišķi. Preču pavadzīme e-rēķina formā nav obligāta, to joprojām gatavo kā atsevišķu dokumentu.
• Paraksts nav vajadzīgs. Rekvizīts "paraksts" e-rēķinā nav obligāts.
• Cilvēklasāma kopija. Grāmatvedības dokumentam jābūt attēlojamam cilvēklasāmā formātā, ko programma var izveidot automātiski.

Izņēmumi ir 11. panta sešpadsmitajā daļā. Svarīgākais mazam uzņēmumam: darījumi, kuru samaksu apliecina kases aparāta vai kases sistēmas dokuments, nav jānoformē kā e-rēķins. Rēķins privātpersonai, kas neveic saimniecisko darbību, var palikt PDF.

Termiņi: kas obligāts jau tagad un kas no 2028. gada

Sākotnēji B2B pienākumam bija jāsākas 2026. gada 1. janvārī. Saeima 2025. gada 5. jūnijā steidzamības kārtā pieņēma grozījumus, kas to pārcēla uz 2028. gadu, jo uzņēmēju gatavība bija zema. Spēkā esošajā likuma redakcijā (kopš 27. 3. 2026.) tas ir pārejas noteikumu 8. un 10. punktā.

Līgumiem ar budžeta iestādēm, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim, pāreja no 2025. gada nebija obligāta (pārejas noteikumu 9. punkts). Tie paši datumi ir arī VID e-rēķinu lapā. Pēdējā rindā ir ES pakete, par kuru vairāk rakstā ViDA: PVN digitālajā laikmetā.

Kā e-rēķins ceļo: e-adrese, operatori un Peppol

Latvijā nav centrālas platformas, caur kuru jāiet katram rēķinam. MK noteikumi Nr. 749, kas spēkā kopš 2025. gada 13. decembra, atļauj trīs kanālus, un partneri vienojas, kuru izmantot:

1. Oficiālā e-adrese – bezmaksas risinājums portālā Latvija.gov.lv, ko uztur Valsts digitālās attīstības aģentūra (VDAA). E-rēķinu var aizpildīt manuāli, un portāls izveido XML un PDF datni. Der dažiem rēķiniem mēnesī.
2. E-rēķinu operators – uzņēmums, kas sagatavo, nosūta un saņem e-rēķinus jūsu vārdā, bieži kā daļa no grāmatvedības programmas. VID publicē informatīvu pakalpojumu sniedzēju sarakstu. Daudzi operatori darbojas arī Peppol tīklā un var pieslēgties e-adresei.
3. Citi kanāli – sistēmu integrācija vai e-pasts ar XML pielikumu, ja abi partneri tam piekrīt.

Visos kanālos formāts ir viens: XML atbilstoši UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 (noteikumu 7. punkts). Peppol darbojas pēc četru stūru modeļa: jūs, jūsu piekļuves punkts, klienta piekļuves punkts un klients. Līgums vajadzīgs tikai ar savu piekļuves punktu. Latvijas uzņēmuma Peppol ID parasti balstās uz reģistrācijas numuru (shēma 0218) vai PVN numuru (shēma 9939), kā redzams Peppol identifikatoru sarakstā.

Datu nodošana VID: piecu darbdienu termiņš

Latvija neizvēlējās klīringa modeli kā Itālija vai Polija. Rēķins ceļo tieši pie pircēja, un VID saņem datus pēc tam. MK noteikumu Nr. 749 10. punkts paredz trīs ceļus:

• E-adrese – e-rēķina ziņojums VID nonāk automātiski.
• Operatora kanāls, ja tas integrēts ar VID lietojumprogrammu saskarni (API).
• VID Elektroniskās deklarēšanas sistēma – API vai XML datnes augšupielāde, ja rēķins ceļoja citādi, piemēram, pa e-pastu.

Katrs e-rēķins VID jānodod vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc nosūtīšanas dienas (14. punkts). Ja nodošanu kavē jūsu vai operatora sistēmas traucējumi, par to jāpaziņo EDS nākamajā darbdienā pēc termiņa un dati jānodod trīs darbdienu laikā pēc traucējuma novēršanas. VID datus plāno izmantot PVN deklarācijas pielikumu aizpildīšanai, sākumā brīvprātīgi.

Kas e-rēķinā jāpārbauda pirms nosūtīšanas

E-rēķins vispirms ir rēķins. PVN likuma rekvizīti paliek tie paši: datums un numurs, piegādātāja un saņēmēja nosaukums, adrese un PVN reģistrācijas numurs, preces vai pakalpojuma apraksts, summa bez PVN, likme un nodokļa summa. Pamatlikme ir 21 %, samazinātās 12 % un 5 %, kā norādīts VID likmju lapā.

Strukturētā datnē katram laukam ir sava vieta, tāpēc kļūda kļūst redzama uzreiz: nepareizs PVN kategorijas kods vai trūkstoša pasūtījuma atsauce var apturēt rēķinu pircēja sistēmā. Klienta PVN numuru pirms rēķina var pārbaudīt ar PVN numura pārbaudi.

Piemērs: IT SIA Liepājā

Trīs cilvēku SIA Liepājā uztur tīmekļa vietnes. Tā izraksta rēķinu Rīgas pašvaldības iestādei par 2 000 € plus PVN 21 % (420 €), kopā 2 420 €. Otrs klients ir SIA Valmierā, kurai rēķins pagaidām var būt PDF, bet no 2028. gada vairs ne.

Ja tā pati SIA izrakstītu rēķinu klientam Tallinā, uz to Latvijas B2B prasība neattiektos. Pēc 2030. gada 1. jūlija pārrobežu rēķinam būs jābūt e-rēķinam saskaņā ar ViDA.

Kā sagatavoties līdz 2028. gadam

Kur šeit iederas Kontevia

Kontevia ir early access posmā un nav e-rēķinu operators vai Peppol piekļuves punkts, kā arī nav savienota ar VID API. Kontevia izraksta EN 16931 atbilstošus rēķinus Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) formātā, pārbauda tos pirms nosūtīšanas, PVN numurus pārbauda VIES un glabā nemainīgu kopiju. Tā ir sagatavota e-rēķiniem, bet early access laikā datni piegādā jūsu izvēlētais operators vai piekļuves punkts. Saņemtie e-rēķini tiek iegrāmatoti tieši no strukturētajiem datiem. Vairāk: e-rēķini Kontevia un Peppol integrācija.

Oficiālie avoti

• Grāmatvedības likums (likumi.lv)
• MK noteikumi Nr. 749 par e-rēķinu apriti un datu iesniegšanu VID (likumi.lv)
• Finanšu ministrija: strukturēts elektroniskais rēķins
• Valsts ieņēmumu dienests: e-rēķini
• VDAA: e-rēķini e-adresē
• Peppol BIS Billing 3.0 specifikācija

Vispārīga informācija, kas neaizstāj nodokļu konsultanta vai grāmatveža padomu. Dati uz 2026. gada 11. oktobri.

Biežāk uzdotie jautājumi

No kura datuma e-rēķins Latvijā ir obligāts starp uzņēmumiem?

No 2028. gada 1. janvāra. Grāmatvedības likuma pārejas noteikumu 8. punkts nosaka, ka rēķins, ko uzņēmums izsniedz samaksai citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, kas nav budžeta iestāde, no šī datuma jānoformē kā strukturēts elektroniskais rēķins. Sākotnēji termiņš bija 2026. gads, bet Saeima to 2025. gada jūnijā pārcēla.

Vai PDF rēķins pa e-pastu ir e-rēķins?

Nē. E-rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā formātā, ko var apstrādāt automātiski, un kas atbilst standartam LVS EN 16931-1:2017. PDF ir parasts elektronisks dokuments. E-pasts gan drīkst būt kanāls, pa kuru ceļo strukturētā XML datne.

Kā e-rēķina dati nonāk VID?

Saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 749 ir trīs ceļi: oficiālā e-adrese, kas ziņojumu VID nodod automātiski, operatora kanāls, kas integrēts ar VID API, vai VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmas API un datnes augšupielāde. Katrs e-rēķins jānodod vienu reizi piecu darbdienu laikā pēc nosūtīšanas.

Vai e-rēķins jāizraksta arī privātpersonai vai par pirkumu ar kases čeku?

Nē. Prasība attiecas uz rēķiniem citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam. Fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību, rēķins var būt PDF. Darījumi, kuru samaksu apliecina kases aparāta vai kases sistēmas dokuments, ir izņēmums Grāmatvedības likuma 11. panta sešpadsmitajā daļā.

Vai man jāizmanto Peppol?

Nav obligāti. Latvijas modelis ir decentralizēts: var izmantot bezmaksas e-adresi portālā Latvija.gov.lv, komerciālu e-rēķinu operatoru, kas bieži darbojas arī Peppol tīklā, vai cita kanāla vienošanos ar partneri. Formāts visos gadījumos ir UBL 2.1 atbilstoši Peppol BIS Billing 3.0.

Tēmas:e-rēķinsstrukturēts elektroniskais rēķinsPeppole-adreseVIDEN 16931Grāmatvedības likums

Kontevia ir agrīnās pieejas posmā. Šeit aprakstītā valstu specifiskā uzvedība atspoguļo katras valsts noteikumus, nevis solījumu, ka visas funkcijas jūsu valstī jau darbojas.