Peppol i PEF: e-faktury dla administracji i klientów z UE

Peppol to otwarta, międzynarodowa sieć do wymiany ustrukturyzowanych faktur, a Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to polska droga do wysyłania takich faktur zamawiającym publicznym. Od 2026 roku PEF jest zintegrowana z KSeF: faktura zgodna z EN 16931 wysłana przez PEF lub Peppol trafia do KSeF i dostaje numer KSeF.

Czym jest Peppol

Peppol powstał jako projekt UE dla zamówień publicznych, a dziś zarządza nim stowarzyszenie non-profit OpenPeppol. Określa trzy rzeczy:

• Sieć przesyłu – dokumenty wędrują między certyfikowanymi punktami dostępowymi (access points) według wspólnego protokołu.
• Standard dokumentu – faktury w formacie Peppol BIS Billing 3.0, czyli profilu normy europejskiej EN 16931 w składni UBL.
• Adresowanie – każdy uczestnik ma identyfikator Peppol w katalogu, dzięki czemu nadawca wie, gdzie dostarczyć fakturę.

Działa to w modelu czterech rogów: Ty (1) wysyłasz fakturę przez swój punkt dostępowy (2), ten dostarcza ją do punktu dostępowego odbiorcy (3), a ten do odbiorcy (4). Nie wybierasz dostawcy klienta, tylko swojego. Więcej w słowniczku pod hasłem Peppol.

PEF: Peppol w polskich zamówieniach publicznych

Od kwietnia 2019 roku obowiązuje ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Wprowadziła ona Platformę Elektronicznego Fakturowania, z której korzystają zamawiający (urzędy, szkoły, szpitale, gminy) i wykonawcy. Zamawiający nie może odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej związanej z realizacją zamówienia. PEF działa w sieci Peppol, więc wykonawca może wysłać fakturę przez PEF albo przez dowolnego certyfikowanego dostawcę usług Peppol.

PEF a KSeF od 2026 roku

Do 2026 roku KSeF i PEF działały osobno. Zgodnie z podręcznikiem KSeF 2.0, część IV, od 1 lutego 2026 (dla mniejszych podatników od 1 kwietnia 2026) obowiązkowy KSeF obejmuje także transakcje B2G, a oba systemy zostały zintegrowane. Według znowelizowanej ustawy o VAT faktura z zamówienia publicznego jest fakturą ustrukturyzowaną, jeśli:

1. została przesłana przez PEF lub system obsługiwany przez OpenPeppol,
2. spełnia wymagania normy EN 16931-1:2017,
3. została przesłana do KSeF i dostała numer KSeF.

W tym przypadku nie stosuje się struktury FA(3). KSeF przyjmuje z PEF trzy rodzaje dokumentów: fakturę PEF, fakturę specjalizowaną i fakturę korygującą PEF. Do KSeF przesyła je certyfikowany dostawca usług Peppol, którego podatnik upoważnia w systemie.

Gdzie Peppol przyda się polskiej firmie poza Polską

• Belgia – od 1 stycznia 2026 faktury B2B między belgijskimi podatnikami VAT są ustrukturyzowane, a Peppol jest domyślnym kanałem. Belgijski klient polskiej firmy coraz częściej poprosi o fakturę Peppol.
• Niemcy – od 2025 roku firmy muszą umieć odbierać e-faktury, a obowiązek wystawiania wchodzi w 2027 i 2028 roku. Więcej w artykule o e-fakturach w Niemczech.
• Zamówienia publiczne w innych krajach UE – instytucje w większości państw przyjmują faktury przez Peppol.
• ViDA – od 2030 roku faktury wewnątrzunijne B2B mają być zgodne z EN 16931, a Peppol jest naturalnym kanałem ich wymiany.

Jak podłączyć się do Peppol

Czego Peppol nie załatwia

Peppol to kanał, nie księgowość. Nie wylicza VAT, nie paruje płatności i nie zastępuje KSeF przy fakturach krajowych B2B. Faktura dla firmy z Krakowa nadal idzie przez KSeF w FA(3), a nie przez Peppol (faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie). Peppol rozwiązuje problem dostarczenia faktury, ale dane na fakturze muszą być poprawne już przy jej wystawieniu. Najczęstsze powody odrzucenia faktury dla urzędu to brak numeru umowy lub zamówienia, błędny NIP nabywcy (urząd gminy a jednostka budżetowa to często dwa różne podmioty) i niezgodność sum na pozycjach. Takie błędy wychodzą przy walidacji, zanim faktura trafi do odbiorcy, więc warto je wyłapać już w programie.

Jak pasuje do tego Kontevia

Kontevia jest we wczesnym dostępie. Faktury powstają jako PDF i ustrukturyzowany plik EN 16931 (Peppol BIS Billing 3.0), z walidacją według normy, i są przygotowane pod sieć Peppol i KSeF. Wymiana na żywo przez Peppol i KSeF jest uruchamiana stopniowo, w miarę certyfikacji punktu dostępowego. Ustrukturyzowane faktury od dostawców Kontevia odczytuje bezpośrednio, bez przepisywania. Szczegóły na stronach integracji Peppol i e-fakturowania.

Oficjalne źródła

• OpenPeppol – organizacja zarządzająca siecią Peppol
• Peppol BIS Billing 3.0 – OpenPeppol
• Platforma Elektronicznego Fakturowania – efaktura.gov.pl
• Podręcznik KSeF 2.0, część IV: KSeF w JST i GV – Ministerstwo Finansów

Informacje ogólne, nie zastępują porady doradcy podatkowego. Stan prawny na 11 października 2026.

Najczęściej zadawane pytania

Czy fakturę dla urzędu muszę wysłać przez PEF?

Od 2026 roku faktury B2G objęte są obowiązkowym KSeF. Możesz wystawić fakturę w strukturze FA(3) bezpośrednio w KSeF albo wysłać fakturę zgodną z EN 16931 przez PEF lub sieć Peppol. W drugim przypadku dostawca usług Peppol przesyła ją do KSeF, a po nadaniu numeru KSeF jest ona fakturą ustrukturyzowaną.

Czym różni się Peppol od KSeF?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, przez który przechodzą polskie faktury krajowe. Peppol to międzynarodowa sieć wymiany dokumentów między certyfikowanymi punktami dostępowymi, używana w zamówieniach publicznych w wielu krajach UE i w obowiązkowym e-fakturowaniu w Belgii.

Czy mała firma może korzystać z Peppol?

Tak. Każda firma może wysyłać i odbierać faktury przez certyfikowany punkt dostępowy. Jednoosobowa działalność rejestruje się tak samo jak duża spółka.

Czy urząd może odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej faktury?

Nie. Zamawiający publiczny nie może odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawionej w związku z realizacją zamówienia publicznego.

Tematy:PeppolPEFPlatforma Elektronicznego Fakturowaniafaktura dla urzęduKSeFEN 16931

Kontevia jest we wczesnym dostępie. Opisane tu zasady dotyczące poszczególnych krajów odzwierciedlają przepisy danego państwa, a nie obietnicę, że każda funkcja jest już dostępna w Twoim kraju.