RO e-Factura 2026: termen, SPV, CIUS-RO și amenzi

În România, o factură între firme stabilite în țară există fiscal doar dacă trece prin RO e-Factura. Sistemul este obligatoriu pentru B2B din 2024 și pentru B2C din 2025, inclusiv pentru PFA-uri și firme neplătitoare de TVA. Din 1 ianuarie 2026, factura se transmite în SPV în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere, în format XML CIUS-RO.

Ce este RO e-Factura

RO e-Factura este sistemul național al Ministerului Finanțelor, administrat de ANAF, prin care facturile se transmit, se validează și se pun la dispoziția destinatarului. Cadrul legal este OUG nr. 120/2021, modificată de mai multe ori, iar regula de bază este scrisă direct în Codul fiscal, la art. 319 alin. (1^1): pentru operațiunile dintre persoane impozabile stabilite în România, sunt considerate facturi numai cele care îndeplinesc condițiile din OUG nr. 120/2021.

Consecința practică este dură. Un PDF trimis pe e-mail unui client din Iași nu este o factură în sens fiscal, iar clientul nu își poate justifica deducerea TVA cu el. Originalul facturii este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, pe care îl descărcați din Spațiul Privat Virtual (SPV).

Modelul nu este Peppol. Belgia sau Irlanda folosesc rețeaua Peppol, cu furnizori de acces certificați; România are o platformă centrală proprie, ca SdI în Italia sau KSeF în Polonia. Formatul, însă, pornește de la aceeași normă europeană.

Cine este obligat în 2026

Rămân în afara obligației exporturile, livrările intracomunitare către clienți cu cod de TVA din alt stat membru și operațiunile al căror loc nu este în România. Bonurile fiscale nu se transmit; dacă la cererea clientului emiteți o factură pentru un bon, aceasta se transmite cu tipul de document 751.

Schimbarea din 2026: termenul de 5 zile lucrătoare

Prin OUG nr. 89/2025, publicată la sfârșitul lui decembrie 2025, termenul s-a schimbat din 5 zile calendaristice în 5 zile lucrătoare de la data emiterii, pentru facturile emise începând cu 1 ianuarie 2026. Factura nu poate fi transmisă mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere din Codul fiscal, care este, în general, ziua de 15 a lunii următoare faptului generator (art. 319 alin. (16)).

Termenul nou dă puțin aer unei firme mici care facturează vinerea, dar nu schimbă logica: factura emisă azi trebuie să ajungă în sistem în aceeași săptămână. Cine adună facturile la final de lună riscă amenzi pentru fiecare document întârziat.

Legea nr. 88/2026: ce s-a schimbat pentru persoanele cu CNP

Legea nr. 88/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 459 din 29 mai 2026, a modificat OUG nr. 120/2021 începând cu 1 iunie 2026:

• furnizorii care se identifică fiscal prin CNP, de exemplu persoanele cu venituri din drepturi de autor, nu mai au obligația de a folosi sistemul; pot opta pentru el prin înscrierea în Registrul RO e-Factura opțional;
• agricultorii persoane fizice în regimul special pentru agricultori nu mai au obligația;
• cine nu mai este obligat poate cere scoaterea din registru, cu efect de la 1 a lunii următoare.

Atenție: excepția nu privește PFA-urile, care au cod de identificare fiscală propriu. Un PFA din Brașov care facturează unei persoane fizice transmite în continuare factura.

CIUS-RO: formatul cerut de ANAF

Facturile se transmit ca fișier XML conform specificației CIUS-RO, profilul național al normei europene EN 16931, în sintaxa UBL 2.1 sau CII. Câmpurile obligatorii includ CUI-ul vânzătorului și al cumpărătorului (cu prefixul RO doar pentru plătitorii de TVA), codurile de categorie TVA pe fiecare linie și totalurile. Cotele de TVA sunt 21% standard și 11% redus, aplicabile din 1 august 2025.

Amenzi

Potrivit OUG nr. 120/2021, netransmiterea în termen se sancționează cu amendă de 5.000–10.000 lei pentru contribuabilii mari, 2.500–5.000 lei pentru cei mijlocii și 1.000–2.500 lei pentru ceilalți, inclusiv microîntreprinderi și PFA. Pentru o factură B2B emisă în afara sistemului, se aplică în plus o amendă de 15% din valoarea totală a facturii, atât emitentului, cât și beneficiarului care primește și înregistrează factura altfel decât prin RO e-Factura.

SAF-T D406, e-TVA și e-Transport

e-Factura face parte dintr-un set de raportări digitale care se verifică reciproc:

• SAF-T (D406). Fișierul standard de control fiscal, reglementat prin OPANAF nr. 1783/2021, este obligatoriu pentru contribuabilii mari din 2022, pentru cei mijlocii din 2023 și pentru cei mici din 1 ianuarie 2025. Se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală de TVA, până în ultima zi a lunii următoare. Detalii pe pagina SAF-T a ANAF.
• RO e-TVA. ANAF pune la dispoziție în SPV decontul de TVA precompletat (P300), construit din datele e-Factura, ale caselor de marcat și din alte surse. Diferențele față de D300 pot declanșa verificări, chiar dacă regimul notificărilor de conformare a fost relaxat în 2026.
• RO e-Transport. Potrivit OUG nr. 41/2022, transporturile rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat și transporturile internaționale de bunuri se declară înainte de plecare și primesc un cod UIT.

Exemplu: o firmă de instalații din Cluj-Napoca

Un SRL din Cluj-Napoca, plătitor de TVA, montează o centrală termică pentru o firmă de birouri: 8.000 lei plus TVA 21% (1.680 lei), total 9.680 lei. Factura este emisă marți, 6 octombrie 2026.

Cum se potrivește Kontevia

Kontevia este în early access. Produce și citește facturi structurate EN 16931, inclusiv în formatul CIUS-RO (UBL 2.1), le validează înainte de trimitere, verifică codurile de TVA în VIES și păstrează o copie nemodificabilă a fiecărui document. Este pregătită pentru RO e-Factura, dar transmiterea directă în SPV nu este activă în early access: fișierul pregătit se încarcă prin platforma pe care o folosiți deja pentru SPV, în termenul de 5 zile lucrătoare. Vedeți facturarea electronică în Kontevia și contextul european din ViDA și TVA în era digitală.

Surse oficiale

• Legea nr. 88/2026, text publicat de ANAF
• Codul fiscal și normele metodologice, versiune consolidată ANAF
• ANAF: procedura de utilizare RO e-Factura (material informativ)
• ANAF: RO e-Factura
• ANAF: Fișierul standard de control fiscal (SAF-T)

Informație generală, care nu înlocuiește consultanța unui expert contabil sau consultant fiscal. Date valabile la 11 octombrie 2026.

Întrebări frecvente

Care este termenul de transmitere în RO e-Factura în 2026?

Pentru facturile emise începând cu 1 ianuarie 2026, termenul este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere prevăzut de Codul fiscal. Până la finalul lui 2025 termenul era de 5 zile calendaristice.

PFA-urile și firmele neplătitoare de TVA trebuie să folosească e-Factura?

Da. Obligația nu depinde de statutul de plătitor de TVA: PFA-urile, întreprinderile individuale și firmele în regim special de scutire transmit facturile B2B din 2024 și facturile B2C din 2025. Excepția introdusă de Legea nr. 88/2026 privește doar furnizorii care se identifică fiscal prin CNP.

Trebuie transmise în e-Factura și facturile către persoane fizice?

Da, din 1 ianuarie 2025 și facturile B2C se transmit în sistem. Dacă clientul persoană fizică nu își comunică niciun cod de identificare fiscală, factura se emite cu un cod format din 13 cifre de zero. Bonurile fiscale nu se transmit.

Ce amendă se aplică dacă nu transmit factura în SPV la timp?

Amenzile prevăzute de OUG nr. 120/2021 depind de mărimea contribuabilului: 5.000–10.000 lei pentru contribuabilii mari, 2.500–5.000 lei pentru cei mijlocii și 1.000–2.500 lei pentru ceilalți. Pentru o factură B2B emisă în afara sistemului se adaugă o amendă de 15% din valoarea facturii, atât pentru emitent, cât și pentru beneficiarul care o înregistrează.

Cât timp pot descărca facturile din SPV?

Fișierele XML și mesajele de eroare rămân disponibile pentru descărcare 60 de zile. Arhivarea facturii, adică a fișierului XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, rămâne în sarcina emitentului și a beneficiarului.

Subiecte:RO e-FacturaSPV ANAFCIUS-ROtermen e-Facturaamenzi e-FacturaSAF-T D406e-Transport

Kontevia este în acces timpuriu. Comportamentul specific fiecărei țări descris aici reflectă regulile statului respectiv, nu o promisiune că toate funcțiile sunt disponibile deja în țara dvs.