E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028: XRechnung und ZUGFeRD

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland gilt in drei Stufen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie ausstellen, ab 2028 alle übrigen. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bleiben ausgenommen. XRechnung und ZUGFeRD sind dabei Formate, keine Plattformen.

Die Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz und zwei BMF-Schreiben

Die Pflicht stammt aus dem Wachstumschancengesetz vom März 2024, das § 14 UStG neu gefasst hat. Seitdem unterscheidet das Gesetz zwei Arten von Rechnungen: die E-Rechnung, einen strukturierten elektronischen Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, und die sonstige Rechnung, also Papier oder ein elektronisches Format wie ein einfaches PDF.

Wie die Finanzverwaltung das auslegt, steht in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums: dem ersten vom 15. Oktober 2024 und dem überarbeiteten, finalen Schreiben vom 15. Oktober 2025. Die FAQ des BMF zur E-Rechnung fassen beides zusammen. Für die meisten kleinen Betriebe reicht es, drei Dinge zu verstehen: die Fristen, die Formate und die Ausnahmen.

Die Fristen im Überblick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist jeweils der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum.

Wichtig ist die 800.000-Euro-Grenze: Sie bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr, nicht auf die Kleinunternehmergrenze. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzt, muss also ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für den Empfang gab es nie eine Übergangsfrist: Schon heute dürfen Sie eine E-Rechnung Ihres Lieferanten nicht ablehnen und auf einem PDF bestehen.

Was als E-Rechnung zählt: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol

XRechnung ist der deutsche Standard für EN 16931, reines XML in der Syntax UBL oder CII. Er ist für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt worden und enthält Felder wie die Leitweg-ID, mit der Behörden eingehende Rechnungen zuordnen. Öffnet man die Datei ohne Viewer, sieht man Code, keine Rechnung.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Der Mensch liest das PDF, die Software verarbeitet das XML. Laut BMF erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, weil diese keine vollständige Rechnung abbilden. Rechtlich maßgeblich ist bei ZUGFeRD das XML, nicht die Bildebene.

Peppol BIS Billing 3.0 entspricht ebenfalls EN 16931 und ist zulässig. Peppol ist zugleich ein Übermittlungsweg, den Bund und viele Länder für Rechnungen an Behörden akzeptieren. Mehr dazu im Artikel Peppol und Leitweg-ID und im Glossar unter XRechnung.

Eine zentrale Plattform wie das polnische KSeF oder das italienische SdI gibt es in Deutschland nicht. Rechnungen gehen weiterhin direkt vom Lieferanten zum Kunden, per E-Mail, über Peppol oder EDI. Das Finanzamt sieht sie nicht im Moment der Ausstellung.

Ausnahmen: Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen

Ein häufiges Missverständnis: Die Ausnahme betrifft nur die Ausstellung. Auch ein Kleinunternehmer muss seit 2025 eine E-Rechnung seines Lieferanten annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, sofern das XML danach lesbar archiviert wird.

GoBD: das XML ist das Original

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 wurden die GoBD an die E-Rechnung angepasst. Kern der Änderung: Bei einer eingehenden E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das aufbewahrungspflichtige Original. Eine zusätzliche Bildebene, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Datei, muss nur aufbewahrt werden, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthält, die im XML fehlen. Wer das PDF ausdruckt und das XML löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht.

Seit 2025 beträgt die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre (§ 147 AO), für Bücher und Aufzeichnungen weiterhin zehn Jahre.

Österreich: anderer Weg, keine B2B-Pflicht

Für Leserinnen und Leser in Österreich gilt ein anderer Stand. Die E-Rechnung an den Bund ist seit dem 1. Jänner 2014 Pflicht: Lieferanten von Bundesdienststellen bringen strukturierte Rechnungen über das Unternehmensserviceportal oder über Peppol ein, Papier wird nicht mehr angenommen (USP: e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung). Eine Pflicht zwischen Unternehmen gibt es in Österreich Stand Oktober 2026 nicht.

Wer aus Österreich an deutsche Unternehmen liefert, fällt nicht unter die deutsche Ausstellungspflicht, die nur für im Inland ansässige Unternehmer gilt. Große deutsche Kunden stellen ihren Rechnungseingang aber auf strukturierte Daten um und fragen zunehmend danach. Auch die Kleinunternehmergrenze unterscheidet sich: In Österreich liegt sie seit 2025 bei 55.000 Euro brutto im Jahr.

Beispiel: Tischlerei in Leipzig

Eine Tischlerei in Leipzig mit 420.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 liegt unter der 800.000-Euro-Grenze. Sie darf 2027 noch PDF-Rechnungen schicken, wenn der Kunde zustimmt. Ein Auftrag über 4.800 Euro netto plus 19 Prozent Umsatzsteuer, also 912 Euro, ergibt 5.712 Euro brutto. Ab dem 1. Januar 2028 muss diese Rechnung an einen gewerblichen Kunden eine E-Rechnung sein. Die Tankquittung über 68 Euro bleibt dagegen eine Kleinbetragsrechnung und darf auf Papier kommen.

Sinnvoll ist trotzdem, 2027 umzustellen: Ein Generalunternehmer, der selbst über der Grenze liegt, wird E-Rechnungen verlangen, weil er sie automatisiert verbucht.

Wie Kontevia dabei hilft

Kontevia ist im Early Access. Rechnungen entstehen als PDF und zugleich als strukturierter Datensatz nach EN 16931, mit XRechnung und ZUGFeRD vorbereitet für den deutschen Markt. Jede Datei wird vor dem Versand gegen die Norm geprüft und unveränderbar archiviert. Eingehende E-Rechnungen, auch das in ZUGFeRD eingebettete XML, liest Kontevia direkt aus und verbucht sie ohne Abtippen. Die Kleinunternehmergrenze behält Kontevia laufend im Blick.

Für Ihre Steuerberatung gibt es heute Exporte als Excel und CSV, ein DATEV-Export ist geplant. Details zur Formatunterstützung stehen unter E-Rechnung mit Kontevia.

Offizielle Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelungen
• BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• E-Rechnung an den Bund (Deutschland)
• USP Österreich: e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Alle Angaben entsprechen dem Stand vom 10. Oktober 2026.

Häufig gestellte Fragen

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Lag er darunter, dürfen Sie bis Ende 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, soweit keine Ausnahme greift.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV dauerhaft auch als Papier- oder PDF-Rechnung übermitteln, auch nach 2028. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 wie alle anderen Unternehmen.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit passendem Profil. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung, die nur noch in den Übergangsfristen und bei Ausnahmen zulässig ist.

Gibt es in Österreich eine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen?

Nein, Stand Oktober 2026 nicht. Pflicht ist die E-Rechnung in Österreich seit dem 1. Jänner 2014 nur für Lieferanten des Bundes, eingebracht über das Unternehmensserviceportal oder Peppol. Zwischen Unternehmen bleiben Papier- und PDF-Rechnungen zulässig.

Welches Format ist für kleine Betriebe am praktischsten?

In der Regel ZUGFeRD mit dem Profil EN 16931, weil Menschen das PDF lesen und Software das eingebettete XML verarbeitet. Für Rechnungen an Behörden ist meist XRechnung mit Leitweg-ID gefragt.

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Kontevia befindet sich im Early Access. Die hier beschriebenen länderspezifischen Regelungen spiegeln die Vorschriften des jeweiligen Staates wider, sind aber kein Versprechen, dass jede Funktion in Ihrem Land bereits verfügbar ist.