E-fakturowanie

ViDA: VAT w erze cyfrowej i co zmieni się po KSeF

Autor Kontevia Team5 min czytania
Udostępnij:

ViDA (VAT in the Digital Age) to unijny pakiet, który od 1 lipca 2030 wprowadza obowiązkowe e-faktury i cyfrowe raportowanie transakcji w handlu B2B między krajami UE, zastępując informację podsumowującą VAT-UE. Do 1 stycznia 2035 krajowe systemy, takie jak KSeF, muszą zostać dostosowane do modelu unijnego. Dla polskiego eksportera to druga fala zmian po KSeF.

Czym jest ViDA

Pakiet przyjęto 11 marca 2025 i opublikowano w Dzienniku Urzędowym UE 25 marca 2025: dyrektywa (UE) 2025/516, rozporządzenie 2025/517 i rozporządzenie wykonawcze 2025/518. Weszły w życie 14 kwietnia 2025. Według Komisji Europejskiej ViDA ma trzy filary:

  1. Raportowanie cyfrowe i e-fakturowanie – ustrukturyzowane e-faktury jako standard w transakcjach wewnątrzwspólnotowych B2B i raportowanie danych blisko czasu rzeczywistego.
  2. Gospodarka platformowa – platformy najmu krótkoterminowego i przewozu osób rozliczają VAT za usługodawców w większej liczbie sytuacji.
  3. Jedna rejestracja VAT – rozszerzenie OSS, tak by mniej firm musiało rejestrować się w kilku krajach.

📊Kalendarz ViDA

DataCo się zmienia
14 kwietnia 2025Wejście w życie; państwa mogą wprowadzać krajowy obowiązek e-faktur na określonych warunkach
1 lipca 2028Dostawca uznany dla platform noclegowych i przewozowych (opcjonalnie do 1 stycznia 2030), rozszerzenie OSS
1 lipca 2030E-faktury i raportowanie cyfrowe w transakcjach wewnątrzwspólnotowych B2B
1 stycznia 2035Dostosowanie krajowych systemów raportowania do modelu UE

Polska jest o krok dalej, ale nie na mecie

Polska wprowadziła obowiązkowy KSeF jeszcze przed ViDA, na podstawie zgody Rady UE na odstępstwo od dyrektywy VAT. Od 2026 roku faktury krajowe B2B przechodzą przez KSeF w strukturze FA(3). Szczegóły terminów opisujemy w artykule o obowiązkowym KSeF 2026.

ViDA nie zastępuje KSeF, ale stawia mu dwa wymagania na przyszłość. Po pierwsze, od 2030 roku faktury dla firm z innych krajów UE mają być zgodne z normą EN 16931 i trafiać do raportowania. Po drugie, do 2035 roku KSeF musi być dostosowany do modelu i standardów UE. FA(3) to krajowy schemat XML, który opisuje podobne dane jak EN 16931, ale nie jest z nią tożsamy. Program zbudowany wokół normy europejskiej przejdzie te zmiany łatwiej niż taki, który zna tylko jeden krajowy format.

Dlaczego definicja e-faktury zmienia wszystko

W wielu krajach PDF wysłany mailem uchodził za fakturę elektroniczną. ViDA zawęża definicję: e-faktura to plik ustrukturyzowany zgodny z EN 16931, w składni UBL lub CII, ewentualnie w formacie hybrydowym jak Factur-X czy ZUGFeRD, gdzie PDF niesie w sobie XML. Ładny PDF z programu do faktur nie spełni już obowiązku.

Polskie firmy znają to z KSeF: faktura to dane, a PDF to tylko wizualizacja. W handlu zagranicznym ta sama logika zacznie obowiązywać w 2030 roku.

Fala 2030: koniec VAT-UE

Od 1 lipca 2030 w transakcjach B2B między firmami z różnych krajów UE:

  • faktura za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów czy usługę ma być ustrukturyzowaną e-fakturą, wystawioną w krótkim terminie po dostawie (dyrektywa przewiduje do 10 dni),
  • dane z faktury są raportowane do administracji podatkowej sprzedawcy i przez wymianę między administracjami trafiają do kraju nabywcy,
  • informacja podsumowująca VAT-UE, którą polskie firmy składają dziś co miesiąc, zostaje zastąpiona raportowaniem na poziomie transakcji.
ℹ️

Przykład: producent mebli z Poznania

Stolarnia z Poznania (spółka z o.o.) sprzedaje meble salonom w Berlinie i Brnie, około 15 faktur miesięcznie po 20 000–60 000 zł netto, z zerową stawką WDT. Dziś wystawia faktury w złotych i euro, a raz w miesiącu składa VAT-UE. Od lipca 2030 każda z tych faktur musi powstać jako e-faktura EN 16931 w ciągu kilku dni od dostawy i zostać zaraportowana. Zbieranie faktur pod koniec miesiąca przestanie wystarczać. Za to klient z Berlina odbierze dane bez przepisywania, co skraca czas do zapłaty.

Fala 2035: harmonizacja krajowych systemów

Włochy mają centralny system SdI od 2019 roku, Polska KSeF od 2026, kolejne kraje wprowadzają własne platformy. ViDA akceptuje te systemy, ale do 1 stycznia 2035 muszą one zostać dostosowane do modelu UE, tak by firma nie potrzebowała innego podejścia technicznego w każdym kraju. Dokładny kształt tych zasad będzie jeszcze doprecyzowany, ale kierunek jest jasny: krajowe formaty są przejściowe.

Co z odbiorem faktur

Polski nabywca, który kupuje od firm z Niemiec, Czech czy Włoch, od 2030 roku zacznie dostawać ustrukturyzowane pliki zamiast PDF. Ich księgowanie jest prostsze, bo każde pole ma określone miejsce i nie trzeba niczego odczytywać ze zdjęcia. Warunek: program musi umieć taki plik zaimportować i zwalidować. Już dziś część zagranicznych dostawców wysyła faktury przez sieć Peppol, o której piszemy w artykule o Peppol i PEF.

Co zrobić już teraz

📋Przygotowanie do ViDA

  1. Wybierz narzędzie z obsługą EN 16931 – zapytaj dostawcę programu, czy obsługuje UBL lub CII i sieć Peppol, a nie tylko FA(3).
  2. Uporządkuj dane kontrahentów – numery VAT UE sprawdzone w VIES, adresy, kody towarów. Walidator odrzuci to, co człowiek by przeoczył. Numer sprawdzisz w naszym narzędziu.
  3. Skróć cykl fakturowania – jeśli faktury powstają tydzień po dostawie, zacznij to zmieniać przed 2030 rokiem.
  4. Śledź polskie przepisy wdrożeniowe – sposób raportowania w Polsce określi nowelizacja ustawy o VAT, której jeszcze nie ma.

Jak Kontevia podchodzi do ViDA

Kontevia jest we wczesnym dostępie. Faktury powstają jednocześnie jako PDF i ustrukturyzowany plik EN 16931, z walidacją według norm i krajowych zasad. Kontevia jest przygotowana pod sieć Peppol i krajowe systemy, takie jak KSeF czy SdI, ale wymiana na żywo przez te systemy jest uruchamiana stopniowo, kraj po kraju. Status każdego kraju opisujemy uczciwie na stronie e-fakturowania, a pojęcia w słowniczku pod hasłem ViDA.

ViDA to długi projekt, ale kierunek jest wyznaczony: ustrukturyzowane faktury, szybsze raportowanie i mniej krajowych wyjątków. Firmy, które traktują dane z faktur jak dane, a nie jak wydruk, przejdą tę zmianę niemal niezauważenie.

Oficjalne źródła

Informacje ogólne, nie zastępują porady doradcy podatkowego. Stan prawny na 10 października 2026.

Najczęściej zadawane pytania

Czy po KSeF czekają mnie jeszcze jakieś zmiany przez ViDA?
Tak, jeśli sprzedajesz firmom w innych krajach UE. Od 1 lipca 2030 faktury wewnątrzwspólnotowe B2B mają być ustrukturyzowanymi e-fakturami zgodnymi z EN 16931, a dane z nich trafiają do raportowania cyfrowego, które zastępuje informację podsumowującą VAT-UE.
Czy KSeF zniknie przez ViDA?
Nie. ViDA akceptuje krajowe systemy, ale do 1 stycznia 2035 państwa z krajowym raportowaniem w czasie rzeczywistym muszą dostosować je do modelu i standardów UE. KSeF zostaje, ale jego format będzie musiał współgrać z normą europejską.
Czy faktura PDF jest e-fakturą w rozumieniu ViDA?
Nie. E-faktura w rozumieniu ViDA to plik ustrukturyzowany zgodny z normą EN 16931, zwykle XML w składni UBL lub CII. PDF, nawet wysłany mailem, nią nie jest.
Od kiedy platformy noclegowe i przewozowe będą rozliczać VAT za usługodawców?
Model dostawcy uznanego dla platform najmu krótkoterminowego i przewozu osób zaczyna obowiązywać od 1 lipca 2028, przy czym państwa członkowskie mogą przesunąć go do 1 stycznia 2030.

Tematy:ViDAVAT w erze cyfroweje-fakturaKSeFVAT-UEEN 16931

Kontevia jest we wczesnym dostępie. Opisane tu zasady dotyczące poszczególnych krajów odzwierciedlają przepisy danego państwa, a nie obietnicę, że każda funkcja jest już dostępna w Twoim kraju.

Księgowość, która nadąża za przepisami UE

Wyślij paragon przez czat lub e-mail, a Kontevia go odczyta, zaksięguje zgodnie z przepisami Twojego kraju i przygotuje VAT oraz eksport dla Twojej księgowej. Wczesny dostęp jest otwarty.

Dołącz do wczesnego dostępuJak to działa
Bez instalacji
Wszystkie 27 krajów UE
Rezygnacja w dowolnym momencie

Powiązane artykuły