E-faktura w Niemczech: XRechnung i ZUGFeRD dla polskiej firmy
Niemiecki obowiązek e-faktur dotyczy firm z siedzibą lub zakładem w Niemczech: od 2025 roku muszą odbierać e-faktury, od 2027 lub 2028 roku wystawiać je w krajowych transakcjach B2B. Polska firma bez miejsca prowadzenia działalności w Niemczech co do zasady nie jest nim objęta, ale jej niemieccy klienci przechodzą na XRechnung i ZUGFeRD, a ona sama wystawia faktury w KSeF.
Niemiecki harmonogram w trzech krokach
📊Obowiązek e-faktur w Niemczech (stan na październik 2026)
| Od | Obowiązek | Okres przejściowy |
|---|---|---|
| 1 stycznia 2025 | Każda firma z siedzibą w Niemczech musi umieć odbierać e-faktury | Brak |
| 1 stycznia 2027 | Wystawianie dla firm z obrotem powyżej 800 000 euro w poprzednim roku | W 2026 papier, a PDF za zgodą nabywcy |
| 1 stycznia 2028 | Wystawianie dla wszystkich pozostałych firm | Do końca 2027 mniejsze firmy mogą używać papieru lub PDF |
Zasady wynikają z niemieckiej ustawy o szansach wzrostu i są wyjaśnione w pytaniach i odpowiedziach BMF oraz w piśmie BMF z 15 października 2025. Wyjątki zostają także po 2028 roku: faktury do 250 euro brutto (Kleinbetragsrechnungen), bilety w transporcie osób i firmy korzystające z niemieckiego zwolnienia dla małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer). Wszystkie muszą jednak przyjmować e-faktury.
Kiedy obowiązek dotyczy polskiej firmy
Niemiecki obowiązek obejmuje transakcje B2B, w których zarówno sprzedawca, jak i nabywca są „im Inland ansässig”, czyli mają w Niemczech siedzibę, zarząd albo zakład (Betriebsstätte), który uczestniczy w transakcji. Z tego wynikają trzy typowe sytuacje:
📋Trzy sytuacje polskiej firmy
- Sprzedajesz z Polski do niemieckiej firmy – na przykład usługi IT z Wrocławia dla klienta z Berlina albo dostawę towarów ze Szczecina do Hamburga. Niemiecki obowiązek Cię nie dotyczy. Fakturę wystawiasz według polskich przepisów, czyli w KSeF.
- Masz w Niemczech tylko rejestrację do VAT – na przykład z powodu magazynu Amazona. Sama rejestracja co do zasady nie czyni firmy ansässig, ale sytuację z magazynem i sprzedażą krajową w Niemczech warto przeanalizować z doradcą.
- Masz w Niemczech spółkę lub zakład – GmbH albo oddział uczestniczący w sprzedaży. Wtedy niemiecka spółka czy oddział podlega obowiązkowi tak jak każda niemiecka firma, według swojego obrotu.
KSeF i niemiecki klient: dwa światy na jednej fakturze
Od 2026 roku polski podatnik objęty obowiązkowym KSeF wystawia w nim także faktury dla zagranicznych firm. Zagraniczny klient nie ma dostępu do KSeF, więc fakturę dostaje w uzgodniony sposób: jako PDF z numerem KSeF i kodem QR, który pozwala ją zweryfikować. Szczegóły polskiego obowiązku opisujemy w artykule o obowiązkowym KSeF 2026.
Niemiecki klient, który od 2025 roku odbiera e-faktury, coraz częściej woli dostać plik, który jego program przeczyta bez przepisywania. Rozsądne rozwiązanie: faktura powstaje w KSeF w strukturze FA(3), a klient dostaje jej wizualizację w formie ZUGFeRD, czyli PDF z osadzonym XML zgodnym z EN 16931. Dane na obu dokumentach muszą być identyczne, a dokumentem w rozumieniu polskich przepisów jest faktura z KSeF.
Przykład: programista z Wrocławia
Pan Tomasz prowadzi JDG i co miesiąc fakturuje agencję z Berlina na 4 200 euro netto za usługi programistyczne. To usługa B2B z miejscem świadczenia w Niemczech, więc faktura jest bez polskiego VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie” i niemieckim numerem USt-IdNr. klienta sprawdzonym w VIES. Fakturę wystawia w KSeF. Agencja od stycznia 2027 sama wystawia e-faktury i prosi wszystkich dostawców o ZUGFeRD, bo jej biuro rachunkowe pracuje na DATEV. Pan Tomasz wysyła więc wizualizację z kodem QR i plik ZUGFeRD z tymi samymi danymi.
Czym są XRechnung i ZUGFeRD
Niemcy opierają się na europejskiej normie EN 16931, wprowadzonej dla zamówień publicznych dyrektywą 2014/55/UE. Zwykły PDF nie jest e-fakturą, od 2025 roku niemieckie prawo nazywa go „inną fakturą”.
- XRechnung to niemiecki profil EN 16931, utrzymywany przez KoSIT. Czysty XML w składni UBL lub CII, przeznaczony głównie dla faktur do administracji, z polem Leitweg-ID. Po otwarciu widać kod, nie fakturę.
- ZUGFeRD to format hybrydowy: PDF/A-3 z osadzonym XML. Jest technicznie tożsamy z francuskim Factur-X. Według BMF e-fakturą jest ZUGFeRD od wersji 2.0.1 w profilach BASIC, EN 16931, Extended i XRechnung, a nie MINIMUM czy BASIC-WL.
- Peppol BIS Billing 3.0 też jest zgodny z EN 16931 i akceptowany. O sieci Peppol piszemy w artykule o Peppol i PEF.
Dla polskiej firmy sprzedającej do niemieckich firm praktycznym wyborem jest ZUGFeRD, bo czyta go zarówno człowiek, jak i program. XRechnung przyda się przy dostawach dla niemieckich urzędów, które często go wymagają.
Brak centralnej platformy
W przeciwieństwie do KSeF Niemcy nie mają systemu, przez który przechodzą faktury. E-faktura wędruje mailem, przez Peppol, przez portale administracji (na poziomie federalnym od września 2025 tylko OZG-RE, z którym połączono ZRE) albo EDI. Niemiecki urząd skarbowy nie widzi faktur w chwili wystawienia. Zmieni się to w transakcjach wewnątrzunijnych wraz z raportowaniem cyfrowym w ramach ViDA od lipca 2030, o czym piszemy w artykule o pakiecie ViDA.
Jeśli masz spółkę w Niemczech
Niemiecka GmbH polskiej grupy podlega obowiązkowi w pełni. Musi odbierać e-faktury od 2025 roku, a wystawiać od 2027 roku, jeśli jej obrót w 2026 przekroczył 800 000 euro, albo od 2028 roku. Stawki VAT to 19 % i 7 %. Archiwizować trzeba plik XML, nie tylko PDF, co BMF potwierdził w aktualizacji zasad GoBD w 2025 roku. Narzędzie do fakturowania dla polskiej spółki matki i niemieckiej córki musi więc obsługiwać jednocześnie FA(3) i XRechnung lub ZUGFeRD.
Jak pasuje do tego Kontevia
Kontevia jest we wczesnym dostępie. Tworzy faktury ustrukturyzowane według EN 16931, z przygotowanymi profilami XRechnung i ZUGFeRD dla Niemiec i strukturą FA(3) dla KSeF, odczytuje przychodzące pliki XML, także osadzone w ZUGFeRD, i sprawdza numery VAT UE w VIES. Wymiana przez krajowe systemy jest uruchamiana stopniowo, kraj po kraju. Dla biura rachunkowego jest eksport w CSV i Excelu, a eksport do DATEV dla niemieckich doradców podatkowych jest planowany. Aktualny zakres opisuje strona e-fakturowania.
Oficjalne źródła
- BMF: pytania i odpowiedzi o obowiązkowej e-fakturze
- Pismo BMF z 15 października 2025 o e-fakturze
- KoSIT: standard XRechnung
- Dyrektywa 2014/55/UE – EUR-Lex
- Etapy wdrożenia KSeF – ksef.podatki.gov.pl
Informacje ogólne, nie zastępują porady doradcy podatkowego. Stan prawny na 11 października 2026.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy polska firma musi wystawiać e-faktury XRechnung dla klientów z Niemiec?
- Co do zasady nie. Niemiecki obowiązek dotyczy krajowych transakcji B2B między firmami mającymi w Niemczech siedzibę, zarząd lub uczestniczący w transakcji zakład. Polska firma bez takiego miejsca w Niemczech jest poza nim, choć klient może poprosić o e-fakturę w ramach umowy.
- Od kiedy niemieckie firmy muszą wystawiać e-faktury?
- Odbierać e-faktury musi każda firma z siedzibą w Niemczech od 1 stycznia 2025. Wystawiać muszą firmy z obrotem powyżej 800 000 euro w poprzednim roku od 1 stycznia 2027, a pozostałe od 1 stycznia 2028.
- Czy fakturę dla klienta z Niemiec muszę wystawić w KSeF?
- Tak, jeśli jesteś polskim podatnikiem objętym obowiązkowym KSeF. Fakturę dla zagranicznej firmy wystawiasz w KSeF, a klientowi przekazujesz ją w uzgodniony sposób, na przykład jako wizualizację z kodem QR albo dodatkowo jako plik ZUGFeRD.
- Czym różni się ZUGFeRD od XRechnung?
- XRechnung to czysty plik XML według niemieckiego profilu normy EN 16931, używany głównie w fakturach dla administracji. ZUGFeRD to PDF z osadzonym plikiem XML: człowiek czyta PDF, program czyta XML. Oba spełniają niemieckie wymogi, o ile ZUGFeRD ma profil zgodny z EN 16931.
Tematy:e-faktura NiemcyXRechnungZUGFeRDE-Rechnungspflichtsprzedaż do NiemiecKSeF
Kontevia jest we wczesnym dostępie. Opisane tu zasady dotyczące poszczególnych krajów odzwierciedlają przepisy danego państwa, a nie obietnicę, że każda funkcja jest już dostępna w Twoim kraju.
Księgowość, która nadąża za przepisami UE
Wyślij paragon przez czat lub e-mail, a Kontevia go odczyta, zaksięguje zgodnie z przepisami Twojego kraju i przygotuje VAT oraz eksport dla Twojej księgowej. Wczesny dostęp jest otwarty.
Powiązane artykuły
ViDA: VAT w erze cyfrowej i co zmieni się po KSeF
Polskie firmy mają już KSeF, ale pakiet ViDA dokłada kolejne zmiany: od 1 lipca 2030 e-faktury i raportowanie transakcji w handlu z firmami z UE, a do 2035 dostosowanie krajowych systemów do normy europejskiej. Co to znaczy dla eksportera z Polski.
Peppol i PEF: e-faktury dla administracji i klientów z UE
Peppol to otwarta sieć do wymiany ustrukturyzowanych faktur, a PEF to polska bramka do niej w zamówieniach publicznych. Od 2026 roku faktury z PEF trafiają do KSeF. Wyjaśniamy, kiedy mała firma potrzebuje Peppol i jak się do niego podłączyć.
Faktura elektroniczna we Włoszech: SdI dla polskiej firmy
We Włoszech każda faktura krajowa przechodzi przez Sistema di Interscambio od 2019 roku. Polska firma bez siedziby we Włoszech nie musi z niego korzystać, ale jej włoski klient raportuje zakupy w SdI, a polska spółka zależna we Włoszech podlega systemowi w pełni.